I vantaggi che derivano dall’utilizzo della PEC sono ormai noti: sono infatti sempre di più gli imprenditori e i privati che scelgono la Posta Elettronica Certificata per la sua comodità e convenienza. Oggi, grazie a una ricerca di IDC – l’International Data Corporation, la prima società mondiale di ricerche di mercato, consulenza ed eventi in ambito IT e innovazione digitale – i vantaggi della PEC diventano quantificabili. La ricerca è stata promossa da Aruba e Infocert e puoi consultarla qui. 

IDC ha studiato in maniera scientifica i costi e benefici della PEC, in rapporto alla Posta Descritta (cioè raccomandate, posta assicurata e atti giudiziari). Il campione utilizzato come base di studio è stato l’intero Sistema Paese. I dati non mostrano soltanto una fotografia legata all’utilizzo della PEC dalla sua nascita ad oggi, ma prendono in considerazione anche il suo futuro: sono state fornite delle accurate stime per i prossimi tre anni, fino al 2022.

Puoi scaricare le infografiche con i dati della ricerca a questo link. Per comprendere meglio i dati, facciamo però un passo indietro e passiamo in rassegna l’ambiente di riferimento su cui si basa l’intera ricerca.

Ricerca IDC: il contesto di riferimento

In Italia, nel 2008 le caselle PEC attive erano più di 300mila. Nel giro di poco più di 10 anni, il numero di caselle attive ha superato i 10 milioni: un trend di crescita che continuerà, tanto che IDC stima che alla fine del 2022 saranno 16 milioni.

Sono dati molto importanti: non si spiegano semplicemente affermando che la PEC ha parzialmente sostituito la posta tradizionale o che gli obblighi di legge ne hanno imposto l’utilizzo ad alcune tipologie di soggetti. Ci sono altri fattori che vanno considerati per comprendere il successo della PEC e la sua crescita inarrestabile, tanto che oggi è diventato uno strumento sempre più diffuso nelle aziende, nella Pubblica Amministrazione, ma anche tra professionisti e cittadini.

Questo dimostra che gli ambiti di utilizzo della PEC sono in costante aumento e continuano a diversificarsi. Si sta delineando così un ecosistema globale basato sul Digital Trust: l’utilizzo del digitale è una prassi ormai comune per tutti e diventa quindi fondamentale affidarsi a strumenti che siano in grado di garantire il “Trust”, cioè la fiducia, la sicurezza. È il caso della PEC, che ci permette di inoltrare comunicazioni certificate e di garantire l’integrità del messaggio, la sua ricezione da parte del destinatario e la piena validità legale dell’invio, quindi la sua opponibilità a terzi. Il Digital Trust è quindi un pilastro, diventa la base su cui portare avanti i processi di digital transformation di qualsiasi azienda e in Italia è stato rappresentato soprattutto dall’utilizzo della PEC. 

PEC: nascita e sviluppo in Italia

La PEC nasce nel 2003, ma è solo con il D.P.R. n. 68/2005 che prende davvero il via. Come detto prima, da quel momento, l’utilizzo della PEC ha continuato a crescere, non solo per il numero di caselle aperte ma anche per volume di scambio dei messaggi: nel 2019 sono stati oltre 2 miliardi e 300 milioni. La stima per il futuro è sempre positiva: nel 2022 si supereranno i 3 miliardi di messaggi scambiati.

Oggi interi processi organizzativi sono basati su questo strumento (es. il processo civile telematico). La PEC ha poi portato benefici in termini di riduzione di documenti cartacei e dei relativi archivi per centinaia di migliaia di professionisti: geometri, ingegneri, architetti, sanità, catasto,  scuola e università. L’elenco non si esaurisce a questi semplici esempi e potrebbe continuare. La PEC trova poi un largo utilizzo anche in attività quotidiane, come la partecipazione a bandi e concorsi, nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione, nella stipula o nella disdetta di contratti.

In situazioni di emergenza, come quella che abbiamo vissuto negli scorsi mesi a causa del Covid-19, la PEC si è rivelata uno strumento indispensabile, che ha permesso a moltissime attività di continuare, nonostante le limitazioni.

I vantaggi della posta elettronica certificata in numeri

La ricerca di IDC ha quantificato i vantaggi apportati dalla PEC, limitatamente però ai casi d’uso in cui la PEC ha sostituito la posta descritta. I valori intangibili della PEC, nonostante siano fondamentali per spiegarne il successo, non sono stati presi in considerazione poiché difficilmente misurabili. 

IDC ha misurato i benefici derivanti da:

• riduzione degli spostamenti
• riduzione nell’emissione di Co2
• eliminazione dei tempi di attesa
• liberazione degli spazi d’archivio

per un risparmio globale, fino a oggi di oltre 2 miliardi di euro, cifra destinata a crescere e a sfiorare i 4 miliardi di euro nel 2022.

Analizziamo ora nel dettaglio le singole voci.

Una scelta green: riduzione degli spostamenti e delle emissioni di Co2

La PEC garantisce sempre un risparmio economico diretto rispetto ad altri sistemi tradizionali, come l’invio di una raccomandata, perché prevede soltanto un unico canone da pagare (mensile o annuale) che, quasi sempre, consente l’invio di un numero illimitato di messaggi.

IDC ha analizzato però il risparmio che la PEC ci permette di ottenere anche in termini di riduzione degli spostamenti, necessari per l’invio e la ricezione della Posta Descritta. L’impatto degli spostamenti per usufruire dei servizi è stato definito “mobilità frizionale” ed è strettamente correlato all’emissione di Co2, che è stata a sua volta trasformata in un prezzo di valorizzazione dell’impronta carbonica basata sulla serie storica di prezzi della CO2.

Dall’analisi delle oltre 40 variabili prodotte grazie alla ricerca, si stima che nel 2019 sono stati ben 253 milioni i chilometri risparmiati grazie all’utilizzo della PEC: l’equivalente di 1,7 volte la distanza tra la Terra e il sole.

Il risparmio della mobilità frizionale, ha prodotto un risparmio conseguente nell’emissione di CO2 che si attesta sulle quasi 78.000 tonnellate di CO2 risparmiate solo fino al 2019. IDC propone una stima negli anni futuri, basata sui trend storici che hanno seguito questi indici legati alla Posta Elettronica Certificata che porteranno, nel 2022, a risparmiare quasi 400 milioni di chilometri con un abbattimento dell’impronta carbonica per oltre 120.000 tonnellate. In altri termini, entro il 2022, con il risparmio in CO2 prodotto dall’utilizzo della PEC sarebbe possibile riscaldare per 145 settimane tutte le scuole di Milano.

In un momento storico come il nostro, dove l’attenzione all’impatto ambientale e alle risorse non è più un’opzione ma un imperativo, questi dati non possono essere trascurati.

Eliminazione dei tempi di attesa e liberazione degli spazi di archivio

I vantaggi della PEC riguardano anche il risparmio di spazio e tempo, che una trasmissione digitale delle informazioni assicura rispetto alla comunicazione tradizionale. IDC ha analizzato anche questi dati e li ha quantificati.

Per quanto riguarda il risparmio di tempo, sono stati calcolati i tempi medi di attesa per accedere ai servizi postali utilizzando come fonte l’ISTAT. I dati relativi al biennio 2017/2018 affermano che i tempi medi di attesa per l’accesso ai servizi postali si aggirano generalmente sui 15 minuti. Per il 2019, è stato quindi calcolato un risparmio di ben 2150 anni nei tempi di attesa rispetto all’utilizzo della Posta Descritta, stima che potrebbe facilmente superare i 3000 anni di tempi di attesa virtualmente eliminati entro il 2022.

L’eliminazione dei tempi di attesa genera, di conseguenza, un vantaggio economico: sono momenti che possono essere dedicati al lavoro e alla produzione.

Infine, la tecnologia e la digitalizzazione hanno permesso una dematerializzazione dei processi: non sono più necessari grandi spazi in cui archiviare faldoni, ma basta un servizio Cloud o un hard disk per contenere quantità enormi di dati e informazioni in modo sicuro. Si stima che fino al 2019 siano stati oltre 1.300.000 i m2 di spazio risparmiati che nel 2022 arriveranno a toccare 1.676.801 m2, l’equivalente di 235 campi da calcio.

Il futuro della PEC

I risultati della ricerca di IDC evidenziano e quantificano – in modo inequivocabile – i benefici oggettivi che derivano dall’utilizzo della PEC e che rappresentano le ragioni del suo successo. Venire a conoscenza di questi numeri sicuramente determinerà una diffusione ancora maggiore di questo strumento, grazie anche alla sua semplicità di utilizzo e alla sua flessibilità e adattabilità ai contesti più differenti.