Il 18 febbraio 2025 abbiamo tenuto un Webinar di approfondimento su PecOrganizer e i flussi organizzativi aziendali: il titolo – “Monitoraggio PEC: chi gestisce cosa?” – poneva l’accento proprio sulle problematiche quotidiane tipiche di caselle dipartimentali, generaliste o di area.
Certezza di presa in carico, assegnazione delle mail a operatori specifici, confusione tra le varie notifiche e ricevute… questi i problemi più comuni per chi opera quotidianamente con moltissime PEC in entrata e uscita, tutti i giorni.
Abbiamo avuto il piacere di ospitare numerose aziende, confrontandoci sui problemi più comuni nella gestione delle PEC aziendali e su come PecOrganizer sia nato per risolverli: tra i vari casi concreti, sono emerse tutta una serie di situazioni ricorrenti su funzionalità standard e avanzate del PecOrganizer, sul contesto giuridico e su alcune configurazioni di dettaglio.
Vediamole insieme!
1 – Conservazione a norma di legge: le PEC devono essere interamente conservate oppure basta conservare solo gli allegati?
Le PEC sono considerate documenti informatici con valore legale e devono essere conservate a norma nella loro interezza, non limitandosi quindi solo agli allegati.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – D.Lgs. 82/2005 definisce la PEC come strumento ufficiale per la trasmissione di documenti con valore legale: stabilisce l’obbligo di conservazione per i documenti informatici rilevanti ai fini giuridici e fiscali.
Le Regole tecniche sulla conservazione sono invece individuate dal DPCM 3 dicembre 2013, che impone la conservazione digitale dei documenti informatici, inclusi quelli trasmessi via PEC: la PEC rientra tra i documenti con valore probatorio e deve essere conservata con modalità che ne garantiscano integrità, autenticità e reperibilità.
A coniugarsi con tutto ciò vi è poi la normativa fiscale (D.Lgs. 42/2015 e varie circolari dell’Agenzia delle Entrate), secondo cui – se la PEC contiene documenti fiscalmente rilevanti – deve essere conservata obbligatoriamente per almeno 10 anni, con modalità conformi alle regole di conservazione digitale a norma.
La conservazione deve rispettare i principi di sicurezza e protezione dei dati, evitando modifiche o alterazioni dei messaggi.
In sintesi, bisogna quindi conservare il messaggio PEC intero e completo, che include:
- La cosiddetta “Busta di trasporto”, che contiene i dati di invio/ricezione
- Le ricevute di accettazione e consegna (che attestano l’invio e la ricezione con valore legale)
- Il corpo del messaggio
- Eventuali allegati rilevanti
Non è invece sufficiente conservare solo gli allegati, poiché senza la busta di trasporto e le ricevute non si può dimostrare il valore legale della comunicazione.
Per approfondire il tema, leggi il nostro articolo Conservazione Digitale obbligatoria delle PEC: Norme e vantaggi .
2 – Come vengono configurate su PecOrganizer le caselle PEC che hanno la doppia autenticazione?
Le caselle di Posta Elettronica Certificata impostate con l’autenticazione a due fattori (2FA) possono essere configurate su PecOrganizer senza nessun tipo di difficoltà.
C’è da sottolineare un aspetto: in presenza di una doppia autenticazione (2FA) solitamente le password di autenticazione scadono a 90 o 180 giorni (a seconda del provider).
In questi casi, alla sua scadenza, la password va aggiornata: di solito questo aggiornamento viene effettuato in meno di 15 minuti.
Le operazioni di aggiornamento password su PecOrganizer possono essere fatte in autonomia dal reparto tecnico dei nostri Clienti oppure con il supporto del nostro Helpdesk.
Questo garantisce sicurezza e continuità operativa, senza compromettere la protezione dell’account PEC.
Ad oggi, pur raccomandandola, nessun provider ha imposto l’autenticazione a due fattori.
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3 – Esistono delle API per inviare le PEC direttamente da PecOrganizer o bisogna comunque affidarsi al server SMTP della PEC?
PecOrganizer è un server di gestione della PEC, non di invio della PEC: questo significa che per l’invio effettivo sarà sempre e comunque necessario affidarsi al server SMTP del provider PEC.
Alcuni provider non salvano automaticamente le PEC inviate tramite SMTP nella cartella “Posta inviata”, ma solo le ricevute di consegna/accettazione. PecOrganizer risolve questo problema salvando sul server o sulla macchina virtuale tutte le mail inviate e garantendo un archivio completo dei messaggi inviati, evitando qualunque perdita di tracciabilità.
4 – È possibile creare delle sottocartelle dentro le cartelle Entrata e Uscita?
PecOrganizer non consente di creare una struttura di cartelle personalizzata per la posta in entrata e la posta in uscita.
La ragione per cui questa feature non è stata sviluppata è funzionale: la proliferazione di sottocartelle rende i singoli messaggi difficili da essere rintracciati, e la creazione di più sottocartelle rende lente e incerta la gestione e le ricerche dei messaggi.
Inoltre, le logiche di alberatura spesso non sono univoche e condivise.
Per ovviare a queste problematiche, PecOrganizer prevede tre tipologie di ricerca: tra di esse, la ricerca gerarchica di categoria attribuita è il sostituto naturale delle sottocartelle alberate.
Inserendo una categoria ai messaggi mail (o inserendo il nome del referente che ha gestito le varie mail) si possono cercare gerarchicamente i vari messaggi.
Le altre ricerche possibili su PecOrganizer sono:
- la Ricerca generale:
- la ricerca avanzata, di singole parole, anche quando presenti negli allegati di testo.
5 – Possono esserci più utenti autorizzati a fare lo smistamento PEC?
Sì.
In PecOrganizer è possibile definire vari ruoli e vari livelli di autorizzazione nelle caselle multilivello: lo scopo è garantire un flusso di lavoro sicuro e ben organizzato, evitando accessi non autorizzati o gestione disordinata dei messaggi.
PecOrganizer permette la configurazione di più utenti con permessi di dispatcher, ossia autorizzati a smistare e inoltrare PEC all’interno dell’organizzazione.
Noi consigliamo di individuare tre utenti Dispatcher / Smistatori in ogni azienda: un titolare e due utenti di backup. Questo permette di sopperire ai periodi di ferie o di mutua del “titolare” dello smistamento senza stress per l’organizzazione.
6 – Qualche novità sulla Registered Electronic Mail (REM)?
Al momento, nulla di nuovo: non sono ancora entrate in vigore le normati ve riguardanti la REM.
La “vecchia PEC” del 2024 è ancora pienamente valida, anche se siamo nel 2025.
La Registered Electronic Mail (REM) sarà lo standard europeo destinato a sostituire gradualmente la PEC, armonizzando il servizio a livello UE.
A differenza della PEC, la REM avrà validità legale in tutti gli Stati membri, facilitando le comunicazioni transfrontaliere. Al momento, la transizione è ancora in corso, ma PecOrganizer è progettato per adattarsi ai futuri requisiti della REM, garantendo una gestione conforme e senza interruzioni per le aziende.
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7 – Il servizio PecOrganizer gira su un vostro cloud? Come viene licenziato?
PecOrganizer può essere installato on-premise o utilizzato in modalità cloud su un’infrastruttura fornita da un nostro partner.
Invece, il licensing di PecOrganizer può avvenire in diverse modalità:
- Per casella PEC (numero di caselle gestite)
- Per spazio di archiviazione (GB/TB utilizzati)
- Per funzionalità (moduli e opzioni attivate)
- Per utenti simultanei
Questo approccio offre massima flessibilità, adattandosi alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.
8 – Avete la possibilità di filtraggio dei messaggi di phishing?
Sì, PecOrganizer integra strumenti avanzati di email security, tra cui il filtraggio anti-phishing. Il sistema rileva e segnala messaggi sospetti, basandosi su analisi comportamentale, blacklist e pattern di attacco noti. Questo riduce il rischio di attacchi informatici e protegge l’azienda da frodi via PEC.§
9 – Qual è il prezzo di PecOrganizer?
Dipende.
Il pricing delle varie tipologie di licenza dipende dalle impostazioni di sistema (monolivello / multilivello), dalla numerosità di caselle PEC, dagli add-on che si scelgono per le funzionalità di base, dallo spazio di archiviazione, dalla numerosità degli utenti simultanei…
PecOrganizer nasce come soluzione flessibile, per supportare le esigenze di organizzazione aziendale di imprese operanti nei settori più disparati.
