PEC Aziendale: perché attivarla

Chi in Italia non ha mai sentito almeno una volta parlare di PEC? Sicuramente in pochi.

Si tratta, infatti, di un sistema di posta elettronica certificata (appunto, PEC) che, da qualche anno, è obbligatoria per moltissime aziende italiane.

Non tutti, però, sanno come utilizzarla al meglio, quale provider scegliere per la propria impresa e perché attivarla è molto importante.

I dati parlano chiaro. Nel nostro Paese gli indirizzi PEC già attivi sono più di 13 milioni. Tra questi, la maggioranza è stato attivato da professionisti e aziende italiane. Queste sono le informazioni che ci arrivano direttamente da INI-PEC, indice nazionale che si occupa, per l’appunto, di PEC delle imprese.

Chi possiede un’azienda, continuando a leggere questo articolo potrà approfondire delle informazioni molto importanti che riguardano l’importanza di attivare una PEC per il proprio business, così da scoprire quando e come usarla, oltre che la sua utilità (e come vedremo, obbligatorietà).

La PEC in breve

La PEC, acronimo che tutti ormai conosciamo e che sta per Posta Elettronica Certificata, consente di inviare messaggi via email che, secondo quanto previsto dalle norme italiane, hanno il medesimo valore legale di una classica raccomandata con ricevuta di ritorno.

Infatti, per chi ha dimestichezza con questo canale di comunicazione, è risaputo che il gestore del server di posta inoltra al mittente una ricevuta, che attesta l’inivio e la ricezione di un determinato messaggio.

Il meccanismo appena descritto, quindi, permette di ottenere una prova dal valore legale che riguarda la trasmissione del messaggio.

Un elemento che bisogna sottolineare è che un messaggio di posta elettronica certificata consente, alle aziende e ai professionisti, di dare prova della data e dell’ora precise di invio della mail, elementi fondamentali quando ci si trova invischiati in spiacevoli controversie legali. Per chi se lo stesse chiedendo, anche per quanto concerne il nome del mittente e del destinatario è possibile averne certezza. Il tutto, infatti, è contenuto all’interno della ricevuta.

Cosa significa tutto ciò? Semplice. Nelle comunicazioni ufficiali, che possono avvenire, soltanto per fare un esempio, tra pubblica amministrazione (PA) e aziende, l’invio di una PEC rappresenta un mezzo di comunicazione affidabile ed efficace tanto quanto una raccomandata A/R.

Ma cosa cambia rispetto a quest’ultimo metodo, che per anni abbiamo utilizzato sia in ambito privato che aziendale? Ci sono diversi vantaggi che, di seguito, vogliamo segnalarvi.

Infatti, se confrontata alla raccomandata con ricevuta di ritorno, la PEC offre molti benefici. Il primo, il più evidente, è la rapidità di invio del messaggio, considerando che parliamo di mezzi digitali connessi alla Rete.

Inoltre, da non sottovalutare il risparmio economico, la maggiore sicurezza (grazie alla firma digitale che assicura l’identità di ambedue le parti per ogni trasmissione) e la comodità di poter inviare più messaggi senza doversi allontanare dal luogo di lavoro.

Questi vantaggi diventano ancora più importanti quando parliamo di imprese, che hanno bisogno di un mezzo affidabile, veloce e sicuro per poter comunicare con dipendenti, clienti e fornitori. In questo contesto, la PEC assume un ruolo di primo piano e non solo per il fatto che, in molte categorie, è ormai obbligatoria, come vedremo tra poco.

In quali casi occorre utilizzare la comunicazione tramite PEC?

Comunicare in azienda attraverso l’utilizzo di una casella di posta PEC è fondamentale nei casi in cui si ha necessità di inviare e ricevere messaggi in cui si vuole certificare la data di inoltro.

Pensiamo, ad esempio, ai casi in cui all’interno della propria attività si ha bisogno di inviare offerte economiche, avvisi e contratti. In questi casi, infatti, usare la PEC dà maggiori certezze e garanzie rispetto a una classica email o alla comunicazione via posta.

Altri motivi utili per cui è necessario attivare, a livello aziendale, una PEC sono:

• partecipazione a gara d’appalto o bandi;
• inoltro di fatture elettroniche a clienti e/o fornitori;
• convocazione di consigli di soci o di amministratori;
• convocazione di assemblee. 

Facendo un breve sunto degli elementi più importanti da valutare, quando si decide di attivare una PEC aziendale, questa scelta è consigliabile se si ha bisogno di determinare, in modo univoco, il destinatario, il mittente e la data e l’ora precise in cui il messaggio viene trasmesso.

Come gestire i flussi di lavoro e la PEC

Adesso che è più chiaro qual è il ruolo preciso che la PEC svolge in ambito aziendale e la sua importanza, in un contesto caratterizzato da scambi di informazioni digitali e transazioni, è il momento di addentrarci alla più grande problematica che, ad oggi, affligge la maggior parte delle aziende: la gestione della posta elettronica certificata.

Quando, qualche anno fa, la PEC ha fatto il suo debutto nell’ambito aziendale, si trattava di un sistema ancora acerbo per poter essere utilizzato come mezzo collaborativo. E, se proprio dobbiamo esser sinceri, in realtà non lo è del tutto ancora oggi.

Questa affermazione è dimostrata dai fatti. Una casella di posta certificata rappresenta un asset aziendale, che è stato pensato per tutta l’impresa e non per ogni singolo dipendente.

Tale concezione è caratterizzata da un limite gestionale evidente, ovvero che alla medesima casella PEC hanno accesso tutti i collaboratori e i dipendenti dell’azienda.

Quali sono le conseguenze principali di tale modello di gestione? Essenzialmente, sono due:

• si utilizza un password condivisa tra tanti utenti. Questo vuol dire che molti collaboratori e dipendenti, che operano anche in diversi uffici, possono accedere alla casella PEC inserendo le medesime credenziali. È chiaro come tale sistema rappresenti un rischio per la sicurezza. Come ci si deve comportare, dunque, se un impiegato cambia azienda: si deve sempre cambiare password? E poi, come si può avere la certezza che ogni utente protegga in modo adeguato le credenziali e non le condivida, anche in modo inconsapevole, con terzi?
• non si hanno tracce delle singole attività. Condividere la PEC, infatti, genera confusione a livello aziendale, generando problematiche nella gestione e nella presa in carico dei messaggi. Il dubbio, in questi casi, è se un messaggio di posta aperto è stato anche gestito.

Quest’ultima problematica, poi, influisce in modo negativo sui processi aziendali. Come?

• genera stress nei dipendenti, con il lavoro che non viene ben distribuito e bilanciato tra le parti;
• l’invio, l’organizzazione e il monitoraggio delle PEC si trasformano in azioni complesse, che comportano una grave perdita di tempo, che si potrebbe utilizzare per attività molto più importanti;
• le informazioni e i dati non vengono scambiati in maniera fluida, ma le procedure si complicano;
• i manager e la direzione non riescono a valutare, con accuratezza, il lavoro svolto. Questo aspetto si comporta anche l’impossibilità di individuare eventuali falle nel sistema dell’impresa.

 Il vantaggio di possedere più caselle PEC

Abbiamo appena visto come anche grandi aziende continuano a gestire le PEC da una sola casella e quali problematiche tale approccio comporta.

Una gestione ottimizzata e organizzata della posta elettronica certificata, invece, consente di ottenere diversi vantaggi in ogni ambito aziendale, considerando, poi, che le informazioni, le comunicazioni e i dati più importanti viaggiano proprio attraverso questo canale.

Ecco perché decidere di attivare più caselle PEC permette di migliorare, in modo evidente, la gestione dei documenti, dei rapporti con i fornitori e con i clienti.

Così come già avviene per le classiche email, anche in questo caso si può sfruttare lo scambio di messaggi per categorie, organizzando piccoli gruppi di utenti che si occupano della gestione della medesima casella.

Dando vita a un organigramma di PEC, quindi, i flussi possono essere gestiti in maniera più efficace, dando un migliore ordine digitale e riducendo lo stress dei dipendenti, che aumenteranno la loro efficienza e la loro rapidità.

Anche per il manager tale approccio è vantaggioso, dato che avrà un controllo più oculato su tutte le attività aziendali.

L’importanza di utilizzare la PEC come strumento collaborativo

Adesso sappiamo che la gestione del flusso di messaggi via PEC deve essere ben organizzato a livello aziendale, se si desidera che funzioni bene.

Sicuramente, un’azienda che vuole spingersi a un livello più elevato e più competitivo deve obbligatoriamente passare per la digitalizzazione dei processi.

La PEC, dunque, deve essere concepita come un sistema collaborativo e organizzativo. Attenzione però, questo approccio non deve sembrare complicato, in quanto non lo è. Infatti, è quello che comunemente seguiamo quando lavoriamo con le tradizionali email.

Quest’ultimo sistema fa parte di ogni ufficio e viene utilizzato da tutti i dipendenti, per gestire in maniera strutturata il flusso di informazioni e dati, i processi, i task, l’organizzazione del lavoro e della varie attività.

La gestione delle caselle mail tradizionali è orientata in questa direzione da diversi anni. Questo approccio va riservato, in un’ottica di organigramma, anche alle PEC

Per quali imprese è valido l’obbligo di utilizzo di una PEC?

Oggi praticamente tutte le imprese sono obbligate a utilizzare la PEC.

Se nel 2008 l’obbligo ha toccato le società, nel 2012 la norma è stata definitivamente estesa alle imprese individuali (per approfondire: Chi è obbliato a dotarsi di una casella PEC?)

Con il Decreto Legge 76/2020 (Art. 37), meglio conosciuto come Decreto Semplificazioni, sono state aggiornate le sanzioni che riguardano i professionisti e le aziende che non provvedono a comunicare il domicilio digitale, ovvero la PEC.

Tale decreto, precisamente all’articolo 37, specifica che quando la comunicazione non avviene, e quindi professionisti e imprese non attivano una casella PEC, viene inviata una sanzione amministrativa e l’assegnazione del domicilio digitale PEC avviene d’ufficio.

Ma passiamo alle note dolenti, l’ammontare di tali multe. Le cifre partono da 206 euro fino a un massimo di 2.064 euro per le società. Per i professionisti regolarmente iscritti all’albo, l’Ordine invia una diffida che deve essere adempita entro e non oltre 30 giorni.

Nel caso non venga comunicata la PEC, entro il termine massimo, ci si può imbattere nella sospensione dall’Ordine, valida fino all’invio della comunicazione dell’attivazione del domicilio digitale.