Vediamo insieme qual è il ruolo del Privacy Manager e perché è importante che collabori con il PEC Manager.
Come due custodi di un castello, devono unire le forze per proteggere i dati personali e la sicurezza aziendale. Grazie a software per la gestione delle PEC/REM, i due garantiscono che l’accesso alla posta certificata avvenga in modo sicuro – scongiurando accessi non autorizzati e la dispersione di informazioni sensibili – e la conservazione a norma di legge delle comunicazioni aziendali.
Immagina un castello fortificato, con robuste mura che proteggono la sicurezza dei suoi abitanti.
A difesa del maniero, due prodi guerrieri sono chiamati a garantire che nessuna minaccia possa penetrare all’interno delle mura e che ogni segreto custodito all’interno del castello rimanga al sicuro.
Non è l’inizio di un film fantasy, ma una metafora per raccontare il ruolo di due figure chiave che operano a difesa della sicurezza aziendale: il Privacy Manager e il PEC Manager.
Come due guardiani, Privacy e PEC Manager lavorano fianco a fianco per proteggere un bene prezioso: i dati personali contenuti all’interno dei messaggi PEC REM aziendali.
La collaborazione tra le funzioni aziendali è fondamentale per affrontare la sfida quotidiana di garantire la sicurezza in azienda.
Il Privacy Manager supervisiona le politiche di privacy aziendale e impedisce le violazioni dei dati, mentre il PEC Manager gestisce le PEC aziendali. Entrambi i ruoli sono strettamente correlati, poiché le informazioni scambiate tramite PEC contengono spesso dati personali sensibili, e una gestione impropria potrebbe portare a gravi violazioni del GDPR.
Vediamo nel dettaglio qual è il ruolo del Privacy Manager e come può avvalersi della preziosa collaborazione del PEC Manager, nonché dell’utilizzo di software di gestione delle PEC, con l’obiettivo di garantire che i dati siano protetti in maniera adeguata.
Privacy Manager: a difesa dei dati personali
Il Privacy Manager è il custode delle politiche di privacy aziendale. Coordina le attività di trattamento dei dati personali, garantendo il rispetto delle normative e mantenendo un alto livello di protezione delle informazioni. Questo ruolo è cruciale per evitare violazioni che potrebbero portare a gravi conseguenze, come furti d’identità e frodi finanziarie.
Il compito del Privacy Manager, quindi, è duplice: implementare rigide politiche di sicurezza aziendale e prevenire violazioni dei dati.
Tra i “luoghi” a più alta densità di dati personali troviamo proprio le comunicazioni PEC/REM scambiate all’interno delle aziende: vediamo dunque come il ruolo del privacy manager incontra quello del PEC Manager.
PEC Manager: il guardiano della posta certificata
Il PEC Manager è il responsabile della gestione delle caselle di posta elettronica certificata aziendali, oggi le PEC e in un futuro la PEC europea (REM).
È importante ricordare che la PEC ha un valore legale: una gestione inefficace potrebbe esporre l’azienda a rischi significativi.
Al fine di gestire le caselle PEC, dalle credenziali all’archiviazione sicura delle comunicazioni, il PEC Manager si avvale di software ad hoc per la gestione della posta certificata, come ad esempio PecOrganizer.
Privacy e PEC: insieme a difesa della sicurezza aziendale
Queste due funzioni aziendali operano per garantire la sicurezza delle comunicazioni elettroniche, verificando che i dati siano protetti in maniera adeguata. Il Privacy Manager vigila sul rispetto delle normative GDPR e della privacy, mentre il PEC Manager gestisce in modo tempestivo le comunicazioni PEC, risolvendo eventuali problematiche tecniche.
Dal momento che i messaggi PEC/REM contengono dati personali sensibili, unire risorse e competenze e collaborare per una strategia comune è fondamentale.
Per garantire la sicurezza aziendale, questo obiettivo può essere raggiunto attraverso vari passaggi:
- Mappatura dettagliata delle normative vigenti
- Rispetto del GDPR
- Rispetto delle normative in materia di corrispondenza aziendale (Codice Civile art. 2250)
- Conservazione a norma di legge delle informazioni contenute nei messaggi PEC
- Analisi della matrice caselle PEC e delle specifiche tipologie di comunicazione in azienda
In quest’ottica, è importante sensibilizzare il personale aziendale attraverso formazioni specifiche in materia di sicurezza aziendale (es. casi di phishing).
Sarà infine importante aggiornare gli organigrammi privacy e funzionali, al fine di far cooperare i vari ruoli in maniera efficace.
PEC sicura per evitare la dispersione di dati sensibili
In primo luogo, verificare che l’accesso alle PEC avvenga in modo sicuro è cruciale per evitare accessi non autorizzati e la dispersione di informazioni sensibili.
Utilizzare software di gestione delle PEC, che includono sistemi di sicurezza avanzati per l’accesso alle PEC invece di semplici login, garantisce una maggiore protezione dei dati contenuti all’interno dei messaggi.
Inoltre, il monitoraggio delle azioni compiute da ciascun utente permette una gestione efficiente del carico di lavoro e una chiara attribuzione delle responsabilità. Questo riduce i ritardi nella gestione dei messaggi e previene la divulgazione accidentale dei dati, che potrebbe violare il Regolamento Europeo.
Conservazione a norma delle PEC
Un altro aspetto cruciale è la conservazione a norma di legge delle comunicazioni via PEC. Queste devono essere archiviate e reperibili per anni, pronte a essere utilizzate come evidenze legali se necessario. Il servizio di Conservazione a Norma delle PEC, gestito da un Conservatore Specializzato, assicura che queste attività siano conformi alle disposizioni normative e che i dati personali non siano divulgati o persi.
Privacy e PEC: l’unione fa la forza
Ecco che, proprio come i guardiani del castello devono unire le forze per difendersi dai nemici, allo stesso modo il Privacy Manager e il PEC Manager, devono collaborare per ottenere il loro risultato: proteggere i dati sensibili e gestire le comunicazioni aziendali.
Solo così sarà possibile garantire il rispetto del GDPR e la sicurezza in azienda, proteggendo l’azienda da rischi e sanzioni, e creando una base solida per una gestione efficiente e sicura dei dati che circolano al suo interno.
Non aspettare che si verifichi una fuga di dati sensibili, o che i contenuti di una PEC vadano persi, per prendere provvedimenti: sarebbe come chiudere la stalla dopo che i buoi sono scappati.
Investi ora nella formazione dei tuoi professionisti, che devono poter contare su competenze dedicate e su strumenti tecnologici adeguati, come PecOrganizer, per garantire una gestione efficiente e sicura delle comunicazioni certificate.
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