La sicurezza delle comunicazioni aziendali tramite PEC (Posta Elettronica Certificata) è diventata una priorità nell’ambito della cybersecurity, specialmente con l’introduzione della Direttiva NIS2. In questo articolo esploriamo le soluzioni per difendere le PEC da minacce quali virus, phishing e malware, approfondendo il ruolo delle normative GDPR nella protezione delle informazioni. Esamineremo strategie preventive, strumenti utili e l’importanza di adeguarsi alle regolamentazioni per garantire una gestione sicura e conforme delle PEC aziendali.
La minaccia dei virus nelle PEC aziendali
Le PEC, sebbene garantiscano una certificazione legale nelle comunicazioni, non sono immuni da minacce informatiche come virus e malware PEC.
Proprio come le email tradizionali, anche le PEC possono veicolare file infetti, allegati pericolosi o link a siti compromessi. Le conseguenze di un’infezione da virus possono includere il blocco dei sistemi aziendali, la perdita di dati sensibili o, nei casi più gravi, l’accesso non autorizzato a informazioni riservate.
Per affrontare queste minacce, è fondamentale adottare misure preventive che includano software antivirus aggiornati, integrati con le piattaforme di gestione delle PEC. Ugualmente (se non maggiormente!) importante è provvedere all’educazione del personale sulle buone pratiche di sicurezza, per riconoscere e-mail sospette anche all’interno di un flusso PEC certificato.
In altre parole, è necessaria un’attenzione specifica in sede di formazione: il fattore di rischio principale è spesso l’azione umana, con i singoli soggetti che non sempre sono correttamente informati sulle modalità per poter individuare una mail pericolosa.
Ecco alcune buone norme per una gestione sicura delle PEC aziendali:
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- Verificare il mittente del messaggio con attenzione, senza fermarsi alla sola anteprima del nome.
- Verificare il dominio del mittente, ovvero quello che c’è dopo la “@”: spesso i tentatividi truffasi nascondono dietro una lettera (ad esempio, domini come @faceblook, @aruuba, @wodafone…)
- Controllare i link presenti, passando il cursore sopra senza cliccare e prestando attenzione a QR code sconosciuti.
- In particolare, fare attenzione ai domini di terzo livello nei link: molto spesso i tentativi di phishing si nascondono dietro domini apparentemente innocui. Per farla semplice, il dominio è di solito composto da tre parti separate da un punto: il “www” – punto, il nome dominio – punto, e infine il dominio di primo livello (ad esempio .it, .com o . us).
Se il dominio del link non è composto così, è un primo campanello di allarme: ad esempio, un link che manda a www.facebook.com è corretto; un link che invece manda a www.facebook.TiStoRubandoiDati.com… molto meno! - Esaminare gli allegati: non aprire file dall’estensione insolita o sospetta se non si ha piena certezza della fonte.
Oltre a sottolineare questi atteggiamenti da parte dell’utente, è bene ricordare che un messaggio PEC può nascondere pericoli quando adotta un tono allarmistico o richiede azioni urgenti.
Altri segnali di phishing PEC includono errori grammaticali o traduzioni approssimative e una comunicazione generica o poco personale.
Integrare un software gestionale PEC in azienda aiuta a monitorare e proteggere le caselle aziendali grazie a funzioni avanzate come l’antivirus dedicato.
Per saperne di più, puoi leggere il nostro articolo su come aumentare la sicurezza delle caselle PEC aziendali qui.
Come difendere le PEC dal phishing: strategia e strumenti
Il phishing PEC è una tecnica di attacco informatico: sfrutta quella che viene definita “ingegneria sociale” (qui un bell’articolo di Wikipedia per approfondire il concetto) per indurre i destinatari a rivelare informazioni sensibili o a compiere azioni pericolose.
Nonostante la PEC possa risultare affidabile per natura (è una posta elettronica certificata!), può comunque e tranquillamente essere utilizzata per compiere truffe.
Anzi: può risultare un perfetto veicolo di attacchi sofisticati proprio per il senso di sicurezza che ispira all’utente.
Per difendersi da questi attacchi, è essenziale dotarsi di una serie di accorgimenti ed azioni concrete che possano prevenire l’incursione di estranei all’interno delle caselle PEC:
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- Autenticazione a due fattori (2FA) per l’accesso alla casella PEC
- Controlli automatici e manuali delle e-mail in ingresso, per individuare tentativi di phishing
- Strumenti anti-phishing che rilevano link malevoli o tentativi di spoofing (falsificazione, di identità o di mittente: è il caso in cui il mittente finge di essere il tuo medico oppure un’azienda con cui potresti avere rapporti, come negli esempi sopra a proposito di Facebook o Aruba)
Come accennavamo sopra, una strategia efficace per la protezione delle PEC aziendali include non solo l’aggiornamento continuo delle policy di sicurezza, ma anche una costante formazione dei dipendenti.
Spesso, infatti, i dipendenti non dispongono delle conoscenze necessarie per identificare autonomamente le minacce informatiche – come si dice, prevenire è meglio che curare. Formazione e sensibilizzazione sono quindi essenziali per rafforzare la loro consapevolezza in materia di cybersecurity e per rendere l’azienda più resiliente contro le minacce informatiche.
Cybersecurity PEC: tecniche di prevenzione contro malware e attacchi
Un altro rischio critico per le PEC è rappresentato dai malware PEC, che possono infettare i sistemi tramite allegati o exploit (software progettati per inserirsi in un sistema informatico, di solito per danneggiarlo) sfruttati all’interno delle comunicazioni elettroniche.
Il malware può compromettere non solo la singola casella PEC, ma estendersi rapidamente all‘intera rete aziendale.
Ecco alcune tecniche di prevenzione essenziali:
- Sistemi antivirus: verificare l’utilizzo di sistemi antivirus e antispam forniti dal provider delle caselle.
- Crittografia: implementare soluzioni di crittografia end-to-end, per proteggere il contenuto delle comunicazioni anche se intercettate.
- Backup periodici: Garantire che le PEC siano regolarmente archiviate e conservate in conformità con le normative di sicurezza. Questo assicura che in caso di attacco i dati siano recuperabili.
Per una gestione efficiente e sicura delle PEC, è cruciale integrare tecnologie di protezione all’interno del flusso di lavoro aziendale, in modo che la gestione quotidiana delle comunicazioni sia sicura e conforme alle normative.
Dal momento che le PEC svolgono una funzione cruciale in ambito di comunicazione e sicurezza aziendale, gestirle in maniera opportuna e monitorarle diventa fondamentale per non far sorgere rischi dovuti a una mancata attenzione o a involontarie trascuratezze.
Uno dei metodi efficaci per garantire una buona gestione delle PEC aziendali, specialmente in caso di svariate caselle di posta elettronica, è quello di incaricare una persona del ruolo di PEC Manager, affidandogli così la responsabilità di un controllo accurato e costante delle PEC aziendali.
Collaborando con il Privacy Manager, il PEC Manager può diventare un vero e proprio “guardiano” delle comunicazioni digitali aziendali, potenziato dall’uso di un software gestionale PEC che automatizza e semplifica operazioni manuali, migliorando la sicurezza e riducendo il rischio di errori.
Per scoprire come il PEC Manager e il Privacy Manager possano lavorare in sinergia, leggi il nostro approfondimento qui.
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PEC e conformità normativa: il GDPR e le comunicazioni digitali sicure
Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) impone alle aziende di proteggere i dati personali trattati, compresi quelli veicolati tramite PEC. La non conformità può comportare gravi sanzioni: è perciò fondamentale che ogni PEC inviata o ricevuta rispetti i requisiti di protezione dei dati.
Ecco alcune pratiche per mantenere la conformità al GDPR:
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- Crittografia obbligatoria per tutte le comunicazioni che includono dati personali sensibili.
- Conservazione dei messaggi PEC in archivi sicuri e facilmente accessibili in caso di richiesta da parte delle autorità.
- Monitoraggio dei flussi PEC, per garantire che tutte le comunicazioni siano tracciabili e accessibili solo da personale autorizzato.
Per ognuna delle pratiche menzionate, è possibile facilitare il lavoro grazie ad un apposito software gestionale PEC.
Con PecOrganizer, ad esempio, le aziende possono gestire la PEC in maniera conforme e sicura, garantendo la protezione dei dati nel rispetto delle normative vigenti. Per maggiori informazioni sulla gestione delle PEC aziendali sicure e conformi, potete consultare la nostra guida qui.
Direttiva NIS2 e la protezione delle comunicazioni critiche tramite PEC
La recente Direttiva NIS2 (Network and Information Systems) introduce nuove disposizioni in materia di sicurezza per le aziende operanti in settori critici, richiedendo un aumento delle misure di protezione per le infrastrutture digitali. La PEC, utilizzata per comunicazioni ufficiali e legali, rientra a pieno titolo tra le infrastrutture critiche che devono essere protette in modo adeguato.
La direttiva richiede che le aziende:
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- Rafforzino le difese contro le cyberminacce, inclusi malware, attacchi DDoS e tentativi di phishing mirati.
- Implementino piani di continuità operativa, per garantire la disponibilità dei sistemi anche in caso di attacchi.
- Adottino sistemi di monitoraggio e reporting degli incidenti per essere pronti a reagire rapidamente in caso di violazione della sicurezza.
Essere conformi alla NIS2 non è solo una questione di sicurezza, ma di reputazione aziendale e di tutela delle informazioni critiche. Potete approfondire il testo del Decreto NIS2 qui, oppure leggere le novità introdotte dalla direttiva NIS2 qui.
A livello operativo, in ambito di cybersecurity aziendale, è essenziale effettuare una valutazione attenta dei software utilizzati, soprattutto se trattano dati sensibili. Seguendo le linee guida della Direttiva NIS2, le aziende devono adottare un approccio basato su individuazione, valutazione e mitigazione dei rischi. Questo include un piano d’azione per garantire che gli strumenti utilizzati rispondano agli standard di sicurezza richiesti dalla normativa e per valutare accuratamente i nuovi software da introdurre.
L’adozione di un software gestionale PEC consente di centralizzare le informazioni e di garantire una consultazione rapida e sicura, specialmente in caso di incidenti.
Il regolamento DORA per banche e assicurazioni: Implicazioni e differenze con la NIS2
Il regolamento DORA (Digital Operational Resilience Act) si distingue dalla Direttiva NIS2 poiché è specificamente mirato ai settori finanziario e assicurativo, con l’obiettivo di garantire la resilienza operativa digitale delle istituzioni bancarie e delle compagnie assicurative. Mentre la NIS2 si applica a un’ampia gamma di infrastrutture critiche e si concentra sulla protezione della rete e delle informazioni contro cyberattacchi, DORA pone un accento particolare sulla capacità di queste istituzioni di mantenere operatività e sicurezza durante eventuali crisi o attacchi informatici.
Per adeguarsi al DORA, banche e assicurazioni devono adottare una serie di misure specifiche che includono:
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- Implementazione di sistemi di gestione dei rischi digitali: monitoraggio costante delle minacce, identificazione di vulnerabilità e definizione di protocolli per la risposta immediata agli incidenti.ù
- Test periodici di resilienza operativa: simulazioni e stress test per valutare la capacità dell’infrastruttura digitale di resistere a cyberattacchi e disastri operativi.
- Monitoraggio e gestione dei fornitori esterni: le istituzioni devono garantire che i servizi digitali forniti da terze parti rispettino gli standard di sicurezza e siano sottoposti a verifiche periodiche.Rapporto e segnalazione degli incidenti: ogni attacco o incidente deve essere documentato e comunicato rapidamente alle autorità competenti, con una particolare attenzione alla trasparenza verso i clienti.
DORA enfatizza un approccio preventivo alla cybersecurity, richiedendo a banche e assicurazioni di investire in tecnologie avanzate e di rafforzare i protocolli interni per garantire continuità e sicurezza, anche in caso di eventi imprevisti. Per una panoramica dettagliata sul regolamento, è possibile consultare la guida IBM al DORA qui.
Un approccio maturo, consapevole e completo alla cybersecurity è ormai una componente cruciale per proteggere le PEC aziendali – specialmente in un contesto normativo sempre più stringente.
Dalle minacce di virus e phishing fino alla conformità con il GDPR e la Direttiva NIS2, ogni aspetto della gestione delle PEC deve oggi essere pianificato e implementato con attenzione: soluzioni come PecOrganizer sono nate per supportare le aziende nella gestione sicura e conforme delle comunicazioni digitali.
