Gestire le caselle aziendali di posta elettronica certificata senza l’ausilio di strumenti adeguati è un’attività che può rivelarsi inaspettatamente complessa. Spesso si commette l’errore di credere che i messaggi PEC siano uguali alle mail comuni e che di conseguenza possano essere letti e gestiti efficacemente applicando le modalità normalmente usate per controllare la propria casella di posta elettronica ordinaria. Le peculiarità dei messaggi PEC, però, fanno sì che sia molto facile commettere errori nella loro gestione se non ci si dota di strumenti specifici, pensati per aiutare le aziende a mettere in sicurezza le caselle di posta elettronica certificata e a ridurre il rischio di errori, inefficienze e perdite economiche.
Ecco quali sono i cinque errori più diffusi nella gestione delle caselle PEC aziendali (e i nostri suggerimenti per evitarli).
1. Condividere le password di accesso
Condividere le password di accesso alle caselle PEC è una prassi molto diffusa e spesso legata a situazioni di emergenza, come la necessità di svolgere le attività di un collega temporaneamente assente per ferie o malattia. Ma la condivisione delle credenziali di accesso non è una prassi corretta perché:
- non è conforme alle normative sul rispetto della privacy
- non consente il controllo pieno e totale delle caselle PEC
- non permette di sapere chi ha visualizzato un determinato messaggio
- non permette di sapere chi ha preso in carico un determinato messaggio
Per risolvere il problema, è utile dotarsi di un software di gestione in grado di assegnare a ogni persona autorizzata ad accedere alla casella credenziali univoche e personali. Così facendo ogni utente potrà accedere alle caselle in autonomia e non dovrà chiedere le credenziali al collega qualora quest’ultimo fosse assente per ferie o malattia.
2. Cancellare i messaggi PEC per recuperare spazio
Le caselle PEC hanno uno spazio di archiviazione limitato e, quando si saturano, non sono in grado né di inviare né di ricevere nuovi messaggi. Per fare in modo che questo non accada e per mantenere la casella funzionante le possibilità a disposizione sono due: acquistare nuovo spazio virtuale di archiviazione oppure cancellare i messaggi per liberare lo spazio della casella.
La prima opzione richiede un investimento economico notevole perché lo spazio acquistato prima o poi si saturerà e porterà all’acquisto di un’ulteriore estensione, mentre la seconda opzione risulta particolarmente insidiosa perché i messaggi PEC una volta cancellati non potranno più essere recuperati. Se si procede con la cancellazione dei messaggi per liberare lo spazio si corre quindi il rischio di eliminare comunicazioni che, nel tempo, possono rivelarsi utili. Inoltre, la cancellazione dei messaggi è un’attività che richiede tempo e che, per essere efficace deve essere ripetuta a intervalli regolari. Infine, chi cancella le PEC non può procedere in modo approssimativo, ma deve valutare ogni singolo messaggio per poi stabilire se conservarlo o meno e per compiere scelte corrette deve disporre di tutte le informazioni necessarie.
Per evitare questo problema, è utile dotarsi di software in grado di archiviare periodicamente e ad una frequenza stabilita tutti i messaggi PEC liberando così lo spazio dalla webmail. Così facendo i messaggi PEC rimangono sempre accessibili e non perdono di validità, e la casella PEC non si satura e rimane operativa.
3. Riconciliare manualmente le PEC con le ricevute di avvenuta consegna e accettazione
Ogni messaggio PEC, una volta consegnato al suo destinatario, genera due ricevute che vengono inviate al mittente come conferma dell’avvenuta consegna della comunicazione. Sono queste ricevute che permettono al mittente, in caso di contenzioso, di dimostrare di aver inviato il messaggio, quindi è fondamentale verificare con attenzione di averle ricevute e archiviarle insieme alla corrispondente PEC in uscita, in modo da poterle ritrovare facilmente in caso di bisogno. Ricollegare le singole ricevute al messaggio PEC che le ha generate è un’attività che può essere svolta manualmente, ma richiede una grande quantità di tempo e può rivelarsi problematica soprattutto nel caso di invii massivi di PEC, che generano una grandissima quantità di ricevute in un limitato arco di tempo.
Per ovviare a questo problema ci si può dotare di software appositi che automatizzano la procedura di riconciliazione tra PEC e ricevute di avvenuta consegna e avvenuta accettazione: in questo modo l’operazione viene svolta in modo automatico senza alcun dispendio di tempo.
4. Perdere di vista alcuni messaggi
Se non vengono gestite in modo corretto, le caselle PEC possono facilmente diventare molto caotiche. Al loro interno i messaggi in ingresso si mescolano con le ricevute di avvenuta consegna e accettazione delle PEC in uscita, diventando quindi meno visibili, e in più diventa impossibile sapere se un determinato messaggio che risulta letto sia stato realmente preso in carico da un collega oppure solo aperto ma non considerato. Questa mancanza di chiarezza in merito alla corretta catena di gestione dei messaggi PEC può portare a trascurare o dimenticare alcune comunicazioni o a leggerle in ritardo, circostanze che possono avere gravi conseguenze anche dal punto di vista economico.
Per evitare questa situazione, è importante dotarsi di un sistema che preveda la presa in carico consapevole dei messaggi PEC: in questo modo è possibile, in ogni momento, sapere chi si sta occupando di una determinata comunicazione e quali sono le azioni che sta svolgendo all’interno della casella, minimizzando il rischio di dimenticare alcuni messaggi o di rispondere in tempi eccessivamente lunghi.
5. Non formare le persone sul corretto uso delle PEC
Questo ultimo errore è molto comune, e nasce dall’errata convinzione che sia più comodo ed efficiente delegare la gestione delle caselle PEC a un numero limitato di persone, incaricandole di controllare l’arrivo dei messaggi, di smistarli ai colleghi e di provvedere per loro conto all’invio delle eventuali PEC di risposta.
Questa modalità di gestione è pratica solo in apparenza, in realtà provoca perdite di tempo e inefficienze e crea innumerevoli problemi nel caso in cui una o più persone delegate a controllare la PEC siano assenti per ferie, malattia o cambio mansione. Sul lungo periodo risulta molto più efficace impostare un sistema di gestione delle PEC basato sulla creazione di un account specifico per ogni dipendente o collaboratore, permettendo a ciascuno di accedere in modo autonomo alla casella e di visualizzare i messaggi di sua competenza. In questo modo tutti hanno la possibilità di acquisire familiarità con lo strumento e imparare a utilizzarlo, evitando di delegare l’invio dei messaggi PEC a terzi e responsabilizzandosi in merito al corretto trattamento di queste comunicazioni.
