PecOrganizer è il software di gestione delle PEC aziendali che ti permette di gestire al meglio tutte le caselle di posta elettronica certificata: ti garantisce sicurezza, semplicità di utilizzo e riduzione dei tempi di gestione dei diversi messaggi inviati o ricevuti tramite PEC.
Il nostro software, basato su un database e un file system, ti offre una grande possibilità di personalizzazione ed è in grado di adattarsi alle specifiche esigenze della tua azienda, dandoti la possibilità di usufruire di un’infrastruttura dimensionata a partire dalle tue necessità in grado di garantire il massimo della sicurezza in termini di usabilità e disponibilità di spazio di archiviazione.
L’importanza dell’analisi delle caselle PEC
Le aziende, gli studi professionali, gli uffici non sono tutti uguali: l’organizzazione interna, le necessità, il numero di dipendenti e i flussi comunicativi possono essere estremamente differenti. Per questo motivo un software per la gestione delle PEC non può essere concepito in modo rigido, ma deve essere in grado di adattarsi alle diverse esigenze di chi lo utilizza.
Proprio per questo, tutti i clienti che utilizzano PecOrganizer hanno a disposizione uno strumento realizzato e dimensionato su misura: prima di rendere operativo il software viene infatti effettuata un’analisi preliminare delle caratteristiche dell’organizzazione del cliente, del suo traffico PEC e delle sue necessità.
L’analisi prende in considerazione i seguenti fattori:
1. Il numero di caselle PEC
É piuttosto frequente che un’azienda utilizzi diverse caselle di posta elettronica certificata. PecOrganizer consente di gestire più caselle PEC in modo coordinato, utilizzando la stessa infrastruttura. In questo modo è possibile attribuire ai singoli dipendenti credenziali e permessi di accesso personalizzati, modificandoli in caso di necessità e controllando a livello centrale l’effettiva attività svolta da ogni singolo utente all’interno delle varie caselle. Il numero di caselle PEC attivate è un parametro fondamentale da prendere in considerazione per dimensionare correttamente l’infrastruttura e consentire al software di funzionare in modo ottimale.
2. Il numero di utenti concorrenti
Un altro parametro essenziale da prendere in considerazione è il numero di persone che, all’interno dell’azienda, sono autorizzate ad accedere a una o più caselle PEC nello stesso momento. Se molte persone dispongono delle credenziali di accesso, infatti, è possibile che in alcuni momenti ci siano decine di persone che operano in contemporanea sulla casella e l’infrastruttura deve essere in grado di gestire questa condizione senza blocchi o rallentamenti.
3. Il traffico
Il numero di messaggi PEC in entrata e in uscita, nonché la loro dimensione media, è un altro dato da prendere in considerazione nel momento in cui si personalizza un software per la gestione delle caselle PEC aziendali. La quantità di messaggi da gestire, la presenza frequente di allegati pesanti, la necessità di effettuare spesso invii massivi di PEC sono tutti elementi da considerare per permettere al software di funzionare al meglio nel lungo periodo.
4. L’eventuale archivio da importare
Spesso il software di gestione delle PEC viene reso operativo dopo che, per un certo periodo di tempo, la posta elettronica certificata aziendale è stata gestita tramite strumenti tradizionali. In questo caso è possibile importare all’interno del software l’archivio storico delle PEC, in modo che nessun messaggio vada perso. Se c’è questa necessità, è importante valutare correttamente la quantità e la dimensione dei messaggi PEC da caricare, per evitare di saturare la casella.
5. Il luogo di installazione
Un’ultima valutazione, infine, riguarda la possibilità di installare il software PecOrganizer direttamente sull’infrastruttura del cliente oppure in Cloud. La scelta di un’alternativa rispetto all’altra dipende da una serie di considerazioni che hanno a che vedere sia con le preferenze del cliente sia con le dimensioni dell’archivio e i volumi di traffico abituali. In ogni caso, comunque, la collocazione fisica del software è un elemento da prendere in considerazione in fase di analisi preliminare.
La creazione di un’infrastruttura personalizzata
Una volta analizzate approfonditamente le caratteristiche delle caselle e dei flussi PEC, PecOrganizer è in grado di proporre la soluzione più adatta in funzione delle necessità della realtà coinvolta, impostando un sistema che garantisce il massimo della sicurezza e che non rischia di saturarsi o bloccarsi in modo imprevisto.
PecOrganizer ti permette di creare un archivio in cui conservare tutte le PEC aziendali inviate o ricevute, cancellandole periodicamente (a intervalli di tempo stabiliti in base alle tue necessità) dalla webmail e permettendoti così di non esaurire lo spazio di archiviazione e di centralizzare la gestione dei diversi messaggi.
In questo modo, a partire dalle caratteristiche del tuo traffico, puoi approfittare di un software pensato per rispondere alle tue esigenze, che ti consente di non acquistare estensioni dello spazio di archiviazione e che aiuta i tuoi dipendenti a gestire i messaggi di posta elettronica certificata in modo razionale, intuitivo e sicuro.
