Gestire le caselle PEC aziendali in modo efficiente e organizzato è fondamentale per garantire l’operatività e la sicurezza di ogni tipo di realtà produttiva, ufficio o studio professionale. Le comunicazioni che transitano tramite la casella PEC, infatti, devono essere prese in carico in modo tempestivo e trasparente ed è fondamentale che la loro gestione non venga lasciata al caso. Impostare in modo corretto il sistema di controllo delle PEC, strutturando una catena di gestione di ogni messaggio, è fondamentale per agevolare il lavoro di tutti ed evitare problematiche legate a una lettura tardiva delle PEC o peggio alla loro dimenticanza.
Ecco cinque suggerimenti per rendere più efficace la gestione delle PEC aziendali:
1. Utilizzare un software che consente lo smistamento automatico delle PEC
Molti dei problemi legati a una gestione scorretta delle PEC dipendono da errori nella loro assegnazione e presa in carico. Se molte persone dispongono delle credenziali per accedere alla casella PEC, è inevitabile che ciascuna di loro si trovi a leggere una grande quantità di messaggi relativi a questioni che esulano dalla sua sfera di competenza. Questo provoca perdite di tempo, ritardi o dimenticanze nella presa in carico (specie se, dopo aver aperto il messaggio, la persona dimentica di lasciarlo evidenziato come “da leggere”), ma anche problematiche a livello di tutela della privacy, dal momento che alcuni messaggi PEC possono contenere dati sensibili (ad esempio, dati sanitari) o informazioni che non devono essere divulgate in maniera indiscriminata. Per tutti questi motivi, è fondamentale dotarsi di un sistema di smistamento delle PEC che permetta di assegnare i singoli messaggi agli uffici o direttamente ai dipendenti che dovranno gestirli. Un software di smistamento semplifica notevolmente la catena di gestione dei messaggi PEC e, pur non sostituendosi allo smistatore umano, agevola notevolmente l’attività di quest’ultimo.
2. Utilizzare un sistema di tag predefiniti
Un altro ottimo modo per semplificare la gestione della casella PEC è quello di condividere, all’interno dell’organizzazione, un sistema di tag predefiniti per categorizzare i messaggi. In questo modo chi accede alla casella può contestualizzare subito, a colpo d’occhio, i diversi messaggi che trova all’interno del pannello di controllo, prima ancora di andare ad aprirli. Questo agevola il lavoro di tutti, permette di risparmiare tempo e fa sì che ogni messaggio rimanga etichettato in maniera immediatamente comprensibile a tutti gli altri membri dell’organizzazione, evitando l’utilizzo di tag “personalizzati” che per i colleghi potrebbero risultare difficili da interpretare.
3. Implementare un sistema che prevede la presa in carico consapevole di ogni messaggio
Per essere certi che ogni messaggio PEC venga letto tempestivamente dalla persona in grado di gestirlo in modo corretto è importante dotarsi di un sistema che consenta la presa in carico consapevole dei messaggi. Se si leggono le PEC accedendo direttamente alla webmail del provider o utilizzando client di posta tradizionali questo non è possibile, perché i messaggi aperti risultano automaticamente “letti” senza che ci siano indicazioni in merito alla loro effettiva presa in carico. Si può risolvere questa problematica dotandosi di un software che richieda a tutti coloro che leggono i messaggi di compiere un’azione concreta (accettazione o restituzione della PEC allo smistatore). Se ciò non avviene, il messaggio rimane evidenziato come “da leggere” e non corre quindi il rischio di essere trascurato o nascosto dalle nuove PEC in entrata.
4. Fare il possibile per evitare l’inoltro indiscriminato dei messaggi
C’è una prassi, diffusa in molti uffici, che risulta particolarmente dannosa dal punto di vista dell’efficienza nella catena di gestione di messaggi e dell’ingombro dello spazio virtuale della casella: l’inoltro dei messaggi PEC tra colleghi.
Se l’azienda non dispone di un software efficace per lo smistamento delle mail, o se uno dei dipendenti è stato delegato in maniera informale alla gestione della casella e all’invio delle singole PEC ai colleghi che devono farsene carico, in caso di errori di assegnazione molto probabilmente sarà il singolo utente a inoltrare il messaggio a un collega, che a sua volta dovrà valutare se prendere in carico la comunicazione o se inoltrarla ad altri. Questa modalità operativa causa perdite di tempo, moltiplica il rischio che la comunicazione venga dimenticata o trascurata nel corso della catena di inoltri, fa sì che un numero di persone molto più alto del necessario legga le informazioni contenute nel messaggio e così via. Per evitare questo rischio, è utile dotarsi di un software che mette sempre al centro la figura dello smistatore: se una PEC viene assegnata in modo scorretto, il dipendente che la legge non deve inoltrarla in modo autonomo ai colleghi ma restituirla allo smistatore che si farà carico della nuova assegnazione.
5. Rendere autonomi tutti i dipendenti nell’utilizzo della casella PEC
Capita spesso che, all’interno di un ufficio o di un’organizzazione, vengano identificate una o più persone delegate alla gestione delle PEC. Questi dipendenti si occupano della lettura dei messaggi e del loro smistamento ai colleghi, ma come abbiamo visto questa modalità operativa crea varie difficoltà, non ultime quelle legate alla gestione delle eventuali malattie o dei periodi di ferie. Se solo poche persone sono in grado di accedere alla casella PEC, chi si occuperà della gestione dei messaggi in caso di loro assenza? Per risolvere questo problema è importante far sì che tutti i dipendenti siano in grado di accedere in modo autonomo alla casella, utilizzando le proprie credenziali personali e visualizzando quindi solo i messaggi potenzialmente di loro competenza. In questo modo si potrà essere sicuri che tutte le PEC verranno prese in carico in modo tempestivo, senza ritardi e senza errori nella gestione della catena di lettura dei messaggi.
