AMT Genova
AMT GENOVA
AMT, Azienda Mobilità e Trasporti, è una società per azioni a capitale totalmente pubblico concessionaria del trasporto pubblico nella città di Genova.
L’azienda
AMT, Azienda Mobilità e Trasporti, è una società per azioni a capitale totalmente pubblico concessionaria del trasporto pubblico nella città di Genova.
Attiva da più di un secolo, ogni giorno garantisce il servizio di trasporto pubblico tramite autobus, metropolitana, funicolari e ascensori nel rispetto dell’ambiente e dello sviluppo della città.
Nel 2016 ha ottenuto la certificazione del sistema di gestione dell’energia che ha come obiettivo la riduzione delle emissioni dei gas serra e degli altri impatti ambientali correlati nonché dei costi energetici.
La situazione di partenza
Prima di scegliere PecOrganizer nel 2018, AMT – Genova utilizzava uno strumento di gestione delle PEC “molto basilare, con poche funzionalità e che creava difficoltà sia all’utente finale sia al personale IT”, ha affermato Roberto Camisasca – IT Manager della società.
Il software utilizzato non aveva le caratteristiche necessarie per la gestione ottimale dei flussi PEC e non garantiva la totale sicurezza dei contenuti e delle informazioni.
In particolare, la società necessitava di un software capace di:
- assegnare il messaggio PEC ricevuto alla persona competente accertando la presa in carico del lavoro
- gestire l’invio massivo di circolari e messaggi uguali a più destinatari contemporaneamente
- consentire la ricerca avanzata di un contenuto o di un’informazione all’interno della casella PEC
- eliminare la confusione generata dalla ricezione di messaggi di avvenuta consegna e accettazione che non solo si accumulavano nella posta in arrivo, ma risultavano anche difficilmente ricollegabili al rispettivo messaggio PEC inviato
A queste problematiche, riscontrate prevalentemente per la casella Gare e Contratti, si aggiungeva il fatto che una volta ricevuto un messaggio PEC si creava non poca confusione per la gestione dello stesso.
Poteva capitare, infatti, che più persone iniziassero a gestire una PEC contemporaneamente senza saperlo o, al contrario, che un messaggio venisse trascurato.
Pec Organizer
PecOrganizer ha risposto a tutte le necessità del gruppo, permettendo la gestione ottimale del flusso PEC in particolar modo nella casella più utilizzata, Gare e Contratti.
PecOrganizer, infatti, ha permesso ad AMT Genova di:
- migliorare l’organizzazione delle caselle, dei messaggi e delle utenze
- smistare i messaggi ricevuti alle persone competenti in totale sicurezza
- accertare la presa in carico di ogni singola comunicazione, in modo che niente venga trascurato o gestito contemporaneamente da più persone
- garantire il controllo totale dei messaggi in entrata e in uscita
- evitare ogni perdita di documentazione
- recuperare facilmente ogni messaggio ricevuto e inviato grazie alle diverse tipologie di ricerca
La gestione del flusso di smistamento
Nell’ufficio Gare e Contratti di AMT – Genova lavorano più risorse che dispongono di un’unica casella PEC. Ogni utente accede alla casella con le proprie credenziali univoche e personali ed è incaricato di seguire l’iter amministrativo di una gara dall’inizio alla fine, gestendone quindi tutti i processi.
Avendo a disposizione un’unica casella è stato necessario definire 5 / 6 utenti smistatori, incaricati di monitorare costantemente le PEC in ingresso e assegnarle, in base all’oggetto o al mittente, al collaboratore che segue la specifica procedura affinché ne gestisca l’iter e la risposta.
Lo smistamento è una funzione fondamentale per garantire la sicurezza e la correttezza di gestione del flusso PEC, soprattutto in un ambiente dinamico in cui ci sono spesso nuove introduzioni o acquisizioni.
La gestione della fatturazione elettronica
PecOrganizer ha consentito ad AMT – Genova di rilasciare nei tempi dovuti, già da metà dicembre 2018, un sistema di fatturazione elettronica integrato con SAP.
“I costi sono stati nettamente inferiori a una soluzione totale su SAP e il sistema è di facile utilizzo. Questo ha reso meno gravoso per i colleghi della contabilità il passaggio alla fatturazione elettronica”, afferma Roberto Camisasca – IT Manager della società.
Gli utenti della società non hanno necessità di collegarsi alla SDI ma direttamente dall’istanza SAP possono vedere le fatture in arrivo e quelle in uscita.
Per le fatture in uscita inoltre è fondamentale il controllo formale fatto da PecOrganizer, che permette all’utente di correggere eventuali errori prima che le fatture vengano realmente inviate allo SDI, evitando così la doppia emissione.
Inoltre, con l’associazione automatica delle ricevute di consegna e di accettazione alle PEC che le hanno generate è possibile monitorare velocemente se le fatture sono state correttamente consegnate o accettate, senza però creare troppa confusione nella posta in arrivo.
Infine, con il servizio di conservazione digitale a norma PecOrganizer permette di mantenere e assicurare nel tempo il valore legale dei documenti informatici. Questo servizio consente ad AMT – Genova di conservare i documenti digitali, fatture elettroniche comprese, di liberare lo spazio delle caselle PEC grazie alla creazione automatica di pacchetti di esportazione che vengono indirizzati ai servizi di conservazione digitale a norma e di garantire la massima trasparenza alle utenze finali.
Le evoluzioni future
PecOrganizer è in grado di supportare le possibili evoluzioni future dell’azienda, in particolare l’integrazione del software con i sistemi informativi aziendali.
Molto è stato fatto per SAP, soprattutto nell’ambito degli ordini di acquisto e della fatturazione elettronica, ma in futuro si potrebbero portare a bordo i contratti quadro che oggi sono gestiti con PecOrganizer manualmente e singolarmente.
Inoltre, potrebbe essere utile integrare tutte le funzionalità di PecOrganizer per la gestione della corrispondenza ai fornitori/clienti e per la gestione dell’area personale.
