Studio Legale La Scala
L’azienda
La Scala è uno studio legale attivo da oltre trent’anni nel campo del diritto dell’economia. Realtà affermata nell’attività giudiziale del recupero crediti, offre anche servizi legali alle imprese e si occupa di diritto civile e di famiglia.
Presente fin da subito sul territorio di Milano, nel corso degli anni lo studio legale La Scala ha aperto anche le sedi di Roma, Torino, Bologna, Vicenza, Padova e Ancona.
Oggi tra i suoi clienti troviamo i principali gruppi bancari italiani, imprese industriali e commerciali e importanti istituzioni finanziarie.
La situazione di partenza
Prima dell’utilizzo di PecOrganizer il problema maggiormente riscontrato dallo studio legale La Scala era riconducibile alla dimensione dei flussi PEC, da sempre importanti e ricchi di dati. Lo studio infatti disponeva e, dispone tuttora, di un numero considerevole di caselle PEC che a loro volta ricevono ogni giorno migliaia di messaggi contenenti dati sensibili.
Prima dell’utilizzo di PecOrganizer i flussi PEC venivano gestiti dal team di cancelleria attraverso un sistema tradizionale di gestione della posta dopo aver appositamente configurato le caselle di competenza.
L’utilizzo del client tradizionale rendeva però la gestione dei messaggi PEC complessa e articolata perché:
- La configurazione richiedeva tempo: ogni volta che si sostituiva un computer era necessario che il team IT configurasse gli account richiesti e, di conseguenza, la procedura richiedeva tempo.
- Le persone coinvolte spesso lavoravano sulle stesse cartelle. Questo dava origine a situazioni diverse e complicate: in alcuni casi più persone consultavano, senza saperlo, lo stesso messaggio rischiando di prenderlo in carico contemporaneamente. In altri casi, al contrario, un messaggio rischiava di non essere preso in carico perché risultava “già letto”. I client di posta infatti evidenziano in grassetto le mail che devono ancora essere lette, ma appena un messaggio viene visualizzato la sua evidenziazione scompare.
- I messaggi in uscita venivano visualizzati solo da chi li inviava: quando più persone accedevano alla stessa casella PEC utilizzando il client tradizionale di posta tutte avevano la possibilità di visualizzare gli stessi messaggi in entrata, ma non avevano la possibilità di consultare gli stessi messaggi in uscita.
- Lo spazio era limitato: in alcuni casi la gestione delle caselle PEC con il client di posta causava problemi di spazio. Ricordiamo che una casella PEC satura non è in grado né di ricevere né di inviare messaggi ed è sempre compito del titolare della casella garantirne la validità. Per cercare di risolvere il problema legato alla saturazione dello spazio le persone coinvolte nella gestione dei flussi erano costrette a scaricare sul proprio account i messaggi PEC, gestirli e successivamente tenere la casella “pulita” per liberare parte dello spazio occupato. Questo, però comportava dei rischi perché una volta cancellato un messaggio non poteva più essere recuperato.
PecOrganizer
PecOrganizer ha aiutato lo studio legale La Scala a risolvere tutti i problemi riscontrati, a mettere al sicuro i flussi comunicativi PEC aziendali e a ridurre il rischio di errori:
In particolar modo PecOrganizer ha permesso alla società di:
- Ridurre i tempi di configurazione: con PecOrganizer non è più necessario che il team IT avvii l’iter di configurazione quando un computer viene cambiato o sostituito. L’unico step che deve seguire è configurare l’accesso utente via web: da quel momento il dipendente autorizzato a gestire i flussi PEC potrà accedere al software grazie a credenziali univoche e personali.
- Visualizzare sia i messaggi in entrata sia i messaggi in uscita: quando più collaboratori accedono alla stessa casella PEC hanno la possibilità di visualizzare gli stessi messaggi in entrata e gli stessi messaggi in uscita. Questo ha aiutato i dipendenti a snellire l’iter di gestione, operare in condizioni di trasparenza e avere una visibilità completa della casella.
- Risolvere il problema dello spazio: con PecOrganizer è possibile impostare la cancellazione automatica dei messaggi dalle caselle PEC ad una frequenza stabilita. In primo luogo, questa operazione solleva gli utenti dal compito di monitorare continuamente lo stato delle caselle e cancellare continuamente i messaggi per liberare lo spazio. Con PecOrganizer la cancellazione avviene in modo automatico e la casella risulta sempre operativa, in grado quindi di inviare e ricevere messaggi. In secondo luogo, PecOrganizer cancella i messaggi PEC solo dalla webmail mantenendoli sempre disponibili sul file system.
- Recuperare eventuali messaggi cancellati: la funzione di cancellazione dei messaggi viene tendenzialmente inibita per evitare che messaggi importanti siano cancellati in modo accidentale. Tuttavia, alcune utenze possono essere abilitate alla cancellazione per svariati motivi: in questo caso però i messaggi vengono cancellati solo dalla webmail continuando ad essere presenti sul file system. In caso di necessità è possibile quindi recuperare un messaggio cancellato.
- Migliorare l’iter di gestione dei flussi PEC: con PecOrganizer un messaggio risulta letto e preso in carico solo dopo un’azione consapevole da parte dell’utente. In questo modo si riduce al minimo il rischio che un messaggio venga preso in carico contemporaneamente da due collaboratori o che sia trascurato perché risulta letto.
Inoltre, PecOrganizer è stato customizzato e implementato in funzione delle esigenze specifiche dello Studio.
La Scala infatti era alla ricerca di un software di gestione delle PEC che fosse in grado di gestire in modo agile l’iter di protocollazione dei documenti sul proprio gestionale interno. Sono così state sviluppate delle procedure ad hoc che permettono, dopo l’inserimento di dati specifici da parte dei collaboratori del gruppo, di gestire in modo automatico e ad un orario prestabilito l’iter di protocollazione dei documenti.
“Fin da subito PecOrganizer è stato considerato da collaboratori e dipendenti uno strumento di efficientamento e di potenziamento dell’iter di gestione dei flussi PEC: è molto semplice ed intuitivo!” ha affermato Cristiana Cianfagna, IT Manager dello Studio Legale La Scala.
