Come conservare le pec a norma di legge

Come archiviare e conservare le pec secondo la normativa di legge: la conservazione sostitutiva dei messaggi pec grazie al software Pec Organizer

Obbligo di conservare le pec

L'obbligo di conservare le pec per 10 anni è da ricondurre agli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile che obbligano l'imprenditore a“...conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e dispongono la conservazione decennale per “.. le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

La pec, come tutti gli altri documenti,deve essere archiviata e conservata per almeno 10 anni.

Ma tra conservare pec e conservazione sostitutiva c'è differenza, infatti le pratiche di conservazione dei messaggi pec e dei documenti allegati utilizzate frequentemente non sono corrette: archiviazione su pc o server e stampa cartacea.

La semplice archiviazione delle pec nel proprio computer o server non garantisce il valore legale in quanto non si è in presenza di conservazione sostitutiva, ovvero la stampa su carta e l’archiviazione fisica del documento. La tradizionale conservazione della stampa del documento PEC non garantisce la conformità all’originale informatico.

Quindi per avere garanzia di opponibilità a terzi senza contestazioni è necessario dotarsi di un sistema di conservazione sostitutiva a norma per le pec

Cosa conservare dei messaggi pec?

Qual è il contenuto dei messaggi pec che deve essere conservato? Solitamente, sono inviati in conservazione la posta in arrivo (inclusi eventuali messaggi contenenti virus), le ricevute di consegna (contenenti il messaggio inviato e tutti i metadati che confermano la consegna effettiva del messaggio al destinatario) e tutti i messaggi che contengono documenti con firma digitale.

  • Per conservare i messaggi pec inviati: la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
  • Per conservare i messaggi pec ricevuti: la busta di trasporto con il file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
  • Per conservare i messaggi pec che contengono un documento allegato firmato digitalmente è opportuno conservare il messaggio pec e i relativi allegati sottoscritti digitalmente, per evitare che alla scadenza del certificato (che non ha durata superiore a tre anni) la sottoscrizione perda i requisiti previsti dall’articolo 2702 del Codice Civile e venga declassata ai sensi dell’articolo 2712 C.C.

Come conservare pec: conservazione digitale messaggi pec

La conservazione digitale dei messaggi pec a norma di legge può essere fatta internamente all'azienda oppure ci si può avvalere di un conservatore specializzato.
Nel primo caso, dovrà essere nominato un responsabile interno della conservazione e tutto il processo dovrà essere approvato da un conservatore accreditato. In questa eventualità, la responsabilità in capo all’utente è molto elevata e aumentano obblighi e responsabilità.
Per ovviare a questo carico di responsabilità e di lavoro aggiuntivo, la soluzione più efficiente è quella di rivolgersi ad un conservatore specializzato e a tecnologie che consentono la conservazione digitale delle pec.

Con PecOrganizer è possibile conservare pec con la conservazione digitale a norma di legge.

PecOrganizer è il software per la conservazione sostitutiva delle pec a norma di legge, in quanto può garantire l'inalterabilità dei messaggi pec conservati in due modalità:

  • Grazie ad una partnership decennale con uno dei conservatori accreditati AGID, il software PecOrganizer dispone di un modulo di conservazione sostitutiva interno.
  • PecOrganizer può integrarsi anche con altri sistemi di conservazione a norma, soprattutto laddove è presente un tracciato standard unisincro.
Pec Organizer software per conservare pec

Dal punto di vista pratico, PecOrganizer permette la selezione delle pec da inviare in conservazione e permette di creare il pacchetto di versamento (PDV). Una volta che il PDV viene spedito in conservazione, il conservatore restituisce un ID che viene reso disponibile e consultabile su PecOrganizer. In questo modo, vengono tracciate tutte le pec che sono state conservate e soprattutto, è possibile identificarle con simboli visivi (stato “conservata”, “da conservare”, “in attesa di conservazione”, ecc). Per questo procedimento, sarà selezionato un utente che si occuperà del processo di conservazione.

Riepilogo: quando e cosa conservare

  • La PEC è un oggetto nativo digitale di tipo corrispondenza ufficiale aziendale.
  • In base alla normativa vigente, il metodo di conservare pec nel tempo (10 anni) con valore probatorio dell’archivio PEC è il processo di Conservazione digitale a norma.
  • La normativa non obbliga un soggetto a conservare le pec né lo sanziona in caso di non esecuzione.
  • Pertanto conservare pec con la conservazione con CDN di un archivio o di singoli oggetti PEC è una scelta organizzativa a carico del titolare dellacasella.
  • Il criterio di scelta è la ricerca della garanzia di opponibilità a terzi senza contestazioni
  • E’ possibile scegliere di:
    Conservare tutto il contenuto di una casella pec
    Solo gli oggetti utili: posta in entrata e notifiche di consegna complete
    Solo i messaggi marcati come «da conservare»

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Pec Organizer è il programma per gestire la posta elettronica certificata. E' rivolto a tutte le aziende che devono gestire, condividere e archiviare più caselle PEC tra più utenti in un ambiente sicuro e controllato. E’ stato sviluppato per rispondere all’esigenza di aziende, enti municipalizzate e PA.

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