Come gestire le pec aziendali

Differenze nella gestione delle caselle pec tra Pec Organizer, webmail e client di posta
Quali sono gli strumenti corretti per gestire le caselle pec aziendali? Analizziamo le caratteristiche e le differenze tra Pec Organizer e gli strumenti di webmail per la gestione delle caselle di posta elettronica certificata ed i messaggi pec.

Gestione caselle pec multi account / multi provider

Le webmail gestiscono esclusivamente le caselle pec create dagli stessi provider, questo comporta che se una società utilizza più caselle pec create da diversi provider (esempio: una casella pec con Aruba, una fornita dall’ordine/categoria ed una creata da un’associazione) non può gestirle tramite un’unica piattaforma web, ma deve utilizzare tre diverse webmail. Questo vuole dire gestire 3 siti diversi, 3 pagine diverse, 3 software diversi con regole diverse, 3 codici di autenticazione diversi per ogni ingresso. Con Pec Organizer, invece, si risparmia fatica e si riduce il rischio di errori. Pec Organizer, infatti, è una piattaforma web based, accessibile da web, che centralizza e gestisce le caselle pec di account e provider diversi in un’unica pagina web.

Figura 1 processo di gestione pec multi account / multi provider

Archiviazione pec

Come vengono archiviati i messaggi pec? Utilizziamo l’esempio precedente: utilizzando 3 caselle pec si può decidere di lasciarle archiviate sul server webmail, avendo comunque 3 siti diversi da gestire. Inoltre si avrà uno spazio fisico limitato che andrà a saturarsi e non mi consentirà di tenere archiviati tutti i messaggi pec. Oppure è possibile scaricare tutti i messaggi pec sul mio pc utilizzando i client di posta tradizionali: Microsoft Outlook, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird,etc. Anche in questo caso archivierò i messaggi pec in modo disorganico: salvandoli in locale, dovendo predisporre il backup automatico per ogni casella pec, dovendo occuparsi che il salvataggio vada a buon fine.
Con Pec Organizer posso semplificare le operazioni di archiviazione delle caselle pec, centralizzare le Pec in un server unico, avere uno spazio illimitato e rendere più sicura la conservazione dei dati. Inoltre Pec Organizer è l’unico strumento che certifica la conservazione sostitutiva delle caselle pec a norma di legge

Figura 2 processo di archiviazione pec

Ricerca PEC

Quanto tempo occupa la gestione e la ricerca dei messaggi pec archiviati?
Archiviare tutti i messaggi pec in un unico server, consente di velocizzare notevolmente le ricerche dei messaggi. Questo perché Pec Organizer permette le ricerche, oltre che per nome, oggetto e indirizzo, anche per filtri e categorie. In questo modo è più rapido trovare messaggi pecarchiviati.
Nel caso della webmail è possibile effettuare ricerche, ma non utilizzare tag e categorie. Nei client di posta quando si archiviano i vecchi messaggi di posta elettronica certificata, è praticamente impossibile effettuare ricerche sul file di backup e questo rende molto dispendioso in termini di tempo la ricerca all'interno dei messaggi pec.

Figura 3 processo ricerca pec

Tracciamento automatico esiti di consegna e lettura

Sia nella gestione web mail che in quella su client di posta, si ricevono gli esiti nella cartella posta in arrivo, insieme a tutti i messaggi ricevuti. Per creare regole di smistamento, bisogna impostarle manualmente su ogni messaggio e destinatario. Pec Organizer gestisce gli esiti e le ricevute dei messaggi pec in modo automatico, separandole dalle risposte ricevute tramite una cartella apposita. Consente, inoltre, l’immediato abbinamento tra messaggio pec e ricevuta di consegna, in modo da semplificare l’utilizzo e migliorare la gestione aziendale.

Figura 4 processo di tracciamento automatico degli esiti di consegna e lettura dei messaggi pec

Autenticazione sicura degli utenti

Pec Organizer consente l’accesso alle caselle pec tramite Active Directory o utente singolo. Con Active Directory è possibile utilizzare lo stesso log col quale si accede alla rete aziendale, utilizzando policy di sicurezza centralizzate e facilitando la gestione dell’IT Manager. Con il webmail si ha solo l’accesso come utente singolo, si possono utilizzare più utenti, ma le politiche di accesso sono slegate da quelle aziendali e non c’è controllo. Nel caso dei client di posta è possibile accedere come utente aziendale, ma non c’è nessuna politica di gestione log sul singolo messaggio, in quanto se una singola casella pec è gestita da più utenti, è comunque difficile registrare in modo corretto la cronologia delle operazioni.

Figura 5 processo di autenticazione sicura alle caselle pec

Regole smistamento messaggi pec

Pec Organizer consente di creare e personalizzare l’iter di smistamento e la presa in carico dei messaggi pec. L’amministratore di sistema può assegnare ruoli e compiti definiti e avere sotto controllo l’andamento delle pratiche. Con il webmail e gli altri strumenti tradizionali questo non è possibile, in quanto sono solo dei gestori di caselle di posta ai quali manca “l’intelligenza” e le funzionalità di un software gestionale come Pec Organizer

Figura 6 processo di creazione regole smistamento messaggi pec

Visualizzazione grafica degli stati dei messaggi pec

Con webmail e i client di posta tradizionali è possibile visualizzare i classici stati relativi ai messaggi: letto, non letto, reply, inoltra, urgente, allegato, etc… Non esiste invece nessuna funzione riguardo la gestione e la presa in carico dei messaggi pec. Oltre alle classiche visualizzazioni da editor di posta, Pec Organizer permette di visualizzare la presa in carico dei messaggi pec tramite la visualizzazione di segnali e un interfaccia grafica intuitiva.

Figura 7 processo di visualizzazione grafica dello stato dei messaggi pec

Tabella riassuntiva con tutte le differenze:

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About Us

Pec Organizer è il programma per gestire la posta elettronica certificata. E' rivolto a tutte le aziende che devono gestire, condividere e archiviare più caselle PEC tra più utenti in un ambiente sicuro e controllato. E’ stato sviluppato per rispondere all’esigenza di aziende, enti municipalizzate e PA.

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