Pec Organizer: la nuova tecnologia per l’innovazione digitale della Pubblica Amministrazione

Nell’ambito dei processi di innovazione e digitalizzazione, ISTAT Istituto Nazionale di Statistica ha innovato i flussi di comunicazione con le aziende e le pubbliche amministrazioni sostituendo la corrispondenza cartacea con la Posta Elettronica Certificata.
Per la gestione delle caselle e dei messaggi pec, Istat ha scelto di utilizzare il software Pec Organizer.
Pec Organizer dopo soli due anni di vita vanta già numerose installazioni presso Aziende Municipalizzate e Pubbliche Amministrazioni, tra le quali Ascopiave e Comune di Parma.

“L’obbligo di utilizzo della Pec - Posta Elettronica Certificata (entrata in vigore dal 29 novembre 2011 per le comunicazioni delle imprese verso la Pa), fornisce una spinta concreta alla digitalizzazione dei documenti pubblici, via obbligata per aumentare l’efficienza e ridurre i costi del Sistema Pubblico.”

Secondo lo studio del 2012 condotto dall’Osservatorio Ict nella Pubblica Amministrazione (realizzato da Assinform con il supporto di NetConsulting, per la Pubblica Amministrazione Centrale e Locale, e con Netics, per le Regioni e la Sanità) ”i risparmi conseguibili dal Sistema Paese con l’utilizzo dell’Ict e con un’adozione sempre più spinta della dematerializzazione di processi/documenti della Pa:
- si stima che la dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione, in uno scenario di piena adozione della fatturazione elettronica, della Pec e della digitalizzazione del fascicolo e delle pratiche del personale, potrebbe apportare al Sistema Paese un risparmio di 7,5 miliardi di euro all’anno;
- allo stesso modo, nell’ambito della Sanità, i risparmi conseguibili dall’entrata a regime del Fascicolo Sanitario Elettronico si aggirerebbero intorno ai 2,2 miliardi di euro all’anno;
- complessivamente, i risparmi conseguibili a livello di Sistema Paese grazie alla piena digitalizzazione di Amministrazioni, imprese, Sanità, Scuola e Giustizia potrebbero raggiungere i 30 miliardi di euro.” *

Con l’entrata in vigore, a Giugno 2014, dell’obbligo della fatturazione elettronica per tutti i fornitori di amministrazioni centrali, la pec diventa lo strumento che certifica i documenti emessi e gli invii e la ricezione degli stessi. In questo senso la direzione intrapresa è chiara: la pec diventa il garante per la spedizione e la gestione delle comunicazioni da e verso le Pubbliche Amministrazioni.

* Fonte

Articolo di Giancarlo Capitani, amministratore delegato della società di ricerche NetConsulting http://www.zerounoweb.it/editoriali/innovazione_it_nella_pubblica_amministrazione_lungo_percorso_da_compiere.html

Nell’ambito del processo di digitalizzazione, e automazione della corrispondenza Istat era alla ricerca di una piattaforma che agevolasse:

• la gestione dei messaggi pec in uscita
• l’invio multiplo di pec e circolari
• lo smistamento controllato dei messaggi pec in entrata
• la gestione delle notifiche e delle ricevute di ritorno

In particolare è significativo l’elevato numero di messaggi pec da gestire: tra i 100.000 e i 150.000 al mese.

La scelta è ricaduta sul software Pec Organizer di Euroged per tre motivi:

• le caratteristiche del prodotto che si sposavano perfettamente alle esigenze del cliente
• la capacità del software di gestire l’elevato numero di messaggi pec
• la capacità di Euroged di recepire le reali esigenze di Istat e di personalizzare il servizio erogato

Il progetto è stato avviato a settembre 2013 ed è entrato in produzione dopo neanche due mesi ad inizio novembre.

Nel primo mese di utilizzo Istat ha inviato e gestito con Pec Organizer oltre 130.000 messaggi PEC.

Attualmente Istat gestisce con Pec Organizer circa 2 milioni di messaggi Pec all’anno.

Questo si tramuta in un risparmio economico quantificabile ogni anno nell’ordine del milione di euro.

Sono state eliminate le spese dirette relative alla carta, alla stampa, ai costi di spedizione e di smistamento corrispondenza. In più è stato ottimizzato il flusso di lavoro interno all’Istituto, creando efficienza e snellendo l’apparato burocratico. Infine è stato drasticamente ridotto l’impatto ambientale, riducendo notevolmente i consumi di carta, inchiostro e trasporto delle raccomandate.