AIM Vicenza
AIM Vicenza SpA è una società per azioni che opera nel settore multiutility e si occupa di produrre e distribuire gas ed energia elettrica alla città di Vicenza.
L’azienda
AIM Vicenza SpA è una società per azioni che opera nel settore multiutility e si occupa di produrre e distribuire gas ed energia elettrica alla città di Vicenza.
Fondata nel 1906 per volontà del Comune, l’azienda si occupa anche di:
- igiene ambientale e verde pubblico
- teleriscaldamento
- telecomunicazioni
- manutenzione del patrimonio immobiliare e monumentale della città
Recentemente la società è stata protagonista di un processo di fusione per incorporazione.
AIM Vicenza e AGSM Verona hanno dato vita alla nuova società AGSM AIM SpA, operativa a partire dal 1° gennaio 2021. Il nuovo Gruppo, con oltre duemila dipendenti, si pone l’obiettivo di garantire ai cittadini servizi e tariffe migliori, ma anche di assicurare crescita occupazionale.
Entrambe le società avevano individuato in PecOrganizer il prodotto di riferimento per gestire in modo sicuro ed efficiente i flussi PEC aziendali.
La situazione di partenza
Prima dell’utilizzo di PecOrganizer la situazione di AIM Vicenza SpA era caratterizzata da una “mancanza di governance nella gestione delle caselle di Posta Elettronica Certificata aziendali”, come ha affermato Davide Crestale, Responsabile Area Applicativa – settore ICT presso AIM Vicenza SpA.
La mancanza di principi, linee guida e procedure per la gestione dei messaggi PEC ha fatto sorgere l’esigenza di adottare un software in grado di gestire in modo centralizzato tutte le caselle di posta elettronica certificata della società.
In mancanza di un software di gestione dei flussi PEC, diversi erano i problemi riscontrati dagli utenti:
- elevato numero di caselle PEC: prima di introdurre uno strumento centralizzato per la gestione delle PEC AIM Vicenza disponeva di diverse caselle PEC aziendali attive da gestire, controllare e monitorare.
- caselle PEC diffuse e delocalizzate: prima dell’introduzione di PecOrganizer, la Holding e le diverse società di scopo del Gruppo AIM gestivano le caselle PEC di propria competenza in completa autonomia, rendendole quindi diffuse e delocalizzate anche in termini di gestione. Inoltre, l’ufficio preposto o le segreterie di competenza utilizzavano le caselle PEC configurandole sul client di posta, nella maggior parte dei casi Outlook.
- cancellazione involontaria dei messaggi: prima dell’utilizzo di PecOrganizer la configurazione delle caselle PEC prevedeva che i messaggi venissero scaricati direttamente sul client di posta, ossia sulla singola postazione dell’utente. Nel momento in cui l’utente cancellava un messaggio erroneamente o consapevolmente, con l’intento di liberare lo spazio della propria casella, il messaggio PEC veniva cancellato definitivamente e in caso di necessità non era più recuperabile.
PecOrganizer
PecOrganizer ha permesso ad AIM Vicenza di risolvere completamente i problemi riscontrati, di ridurre al minimo il rischio di errori e di mettere in sicurezza i flussi comunicativi PEC aziendali.
In particolar modo PecOrganizer ha aiutato AIM Vicenza a:
- migliorare l’organizzazione delle caselle e della gestione del lavoro
- gestire in modo centralizzato tutte le caselle di posta elettronica certificata della società
- controllare lo storico delle operazioni svolte: PecOrganizer permette di monitorare in ogni momento tutte le attività compiute dagli utenti garantendo così la piena sicurezza
- mettersi al riparo dal pericolo di cancellazione o perdita di documentazione: con PecOrganizer la funzione di cancellazione dei messaggi è tendenzialmente inibita per evitare che i messaggi vengano cancellati erroneamente. Inoltre, con PecOrganizer viene impostata la cancellazione automatica dei messaggi dalla webmail con una frequenza stabilita. Questo permette di avere sempre spazio disponibile sulla casella e di poter accedere, in caso di necessità, a tutti i messaggi che rimangono comunque disponibili nel file system.
PecOrganizer nel processo di fusione
PecOrganizer ha aiutato AIM Vicenza a risolvere i principali problemi riscontrati nella gestione dei flussi PEC aziendali, e, come anticipato, ha anche efficacemente supportato gli uffici nella riorganizzazione delle attività conseguente al citato processo di fusione per incorporazione con AGSM AIM SpA.
La presenza di PecOrganizer in entrambe le società e la soddisfazione nell’uso del prodotto “ha facilitato la scelta del prodotto di riferimento per la nuova capogruppo”, come ha affermato Davide Crestale.
Le due realtà erano molto allineate anche in termini di gestione, e poco dopo la creazione della nuova società sono state aperte otto nuove caselle PEC di proprietà del nuovo Gruppo, gestite ovviamente all’interno di PecOrganizer.
Tuttavia, con il trascorrere dei mesi sono emerse alcune differenze di utilizzo che in certi casi hanno modificato il modello di gestione delle PEC in uso nella società, portando a sfruttare in modo più approfondito alcune specifiche funzioni del software.
Ad esempio, la funzione di invio massivo di circolari – il modulo pensato e sviluppato per inviare con pochi passaggi uno stesso messaggio PEC a più destinatari contemporaneamente precedentemente inseriti in un file CSV caricato poi su PecOrganizer –veniva utilizzata in modo consistente solo da AGSM Verona.
Grazie allo scambio di esperienze tra le due aziende, anche AIM Vicenza ha iniziato a utilizzare il modulo per l’invio massivo delle circolari. Questa funzione è stata adottata in primo luogo per inviare in maniera massiva tutte le comunicazioni relative alla nascita della nuova società: in occasione della fusione è stato infatti necessario inviare a clienti e fornitori i dati e le informazioni necessarie come partita iva, ragione sociale, parametri per la fatturazione elettronica ecc.
In secondo luogo, il modulo per l’invio massivo è stato adottato anche per la gestione delle comunicazioni interne, quindi per inviare circolari a gruppi di lavoro o dipendenti.
L’utilizzo è decollato perché “è sicuramente facile e intuitivo da utilizzare. Inoltre, attraverso le statistiche, si possono vedere in modo rapido gli esiti dell’invio, le ricevute di avvenuta consegna e accettazione e eventuali errori nella mailing list” ha affermato Davide Crestale.
PecOrganizer per la gestione della posta elettronica ordinaria
Un ulteriore aspetto da sottolineare è legato all’utilizzo di PecOrganizer da parte di AIM Vicenza anche per la gestione delle caselle di posta elettronica ordinaria.
Prima di avviare il processo di fusione, AIM Vicenza aveva configurate su PecOrganizer circa 20 caselle di posta elettronica certificata e altrettante caselle di posta elettronica ordinaria. Tutte le caselle venivano e vengono tuttora gestite in maniera analoga e paritetica con PecOrganizer.
La scelta di utilizzare PecOrganizer anche per la gestione della posta elettronica ordinaria è stata determinata dalla funzione del “letto consapevole”, dalla funzione di smistamento e dalla possibilità di configurare le regole di assegnazione automatica.
Infatti, in AIM Vicenza, come in molte aziende strutturate, era piuttosto diffuso l’utilizzo di caselle mail condivise di importanza pari alle caselle di posta elettronica certificata.
Gli indirizzi mail condivisi comportavano però una serie di problemi di gestione: non si sapeva chi, tra gli utenti di un determinato gruppo, avesse letto o preso in carico un determinato messaggio, e inoltre nel momento in cui un messaggio veniva aperto da un utente risultava “letto” anche agli altri. Il rischio era quindi di trascurare messaggi importanti e delicati.
La funzione del “letto consapevole” ha quindi spinto l’azienda a scegliere di gestire anche le mail ordinarie condivise con PecOrganizer. In questo caso un messaggio risulta “letto” sempre e solo dopo un’azione consapevole da parte dell’utente, che deve segnalare di avere effettivamente preso in carico quella determinata comunicazione. La funzione di smistamento, invece, permette di configurare caselle di posta elettronica multilivello dove uno o più utenti smistatori assegnano i messaggi ricevuti alla persona o all’ufficio competente.
AIM Vicenza, inoltre, ha impostato una serie di regole di assegnazione automatica che permettono di assegnare i messaggi ai vari gruppi di lavoro sulla base di elementi come il mittente, l’oggetto oppure in base a particolari parole o stringhe contenute del corpo dell’e-mail.
Le evoluzioni future
Per quanto riguarda le sfide e le evoluzioni future, AGSM AIM SpA sta già pensando a possibili integrazioni o sviluppi di PecOrganizer per implementare e intensificare l’utilizzo.
PecOrganizer può essere infatti integrato con strumenti applicativi interni all’azienda, permettendo di gestire l’invio di PEC integrandole in automatico con i dati aziendali interni.
