Italtrans
ITALTRANS
L’azienda
Italtrans SpA è un’azienda di trasporto e deposito a servizio completo con sede a Calcinate, in provincia di Bergamo.
Fondata nel 1985, Italtrans si afferma come soluzione unica e integrata per la gestione delle attività di Warehousing, Handling e Delivery.
Con oltre mille dipendenti, Italtrans pone al centro della sua attività la relazione con il cliente, sviluppa servizi customizzati e garantisce sempre un servizio veloce, sicuro e flessibile.
La situazione di partenza
Prima di adottare PecOrganizer, i dipendenti e i collaboratori di Italtrans gestivano i flussi PEC aziendali accedendo direttamente al portale del provider di riferimento.
Una volta effettuato l’accesso al portale, i messaggi venivano consultati e inoltrati tramite un sistema tradizionale di gestione della posta all’ufficio o alla persona di competenza.
L’utilizzo del portale e del client di posta rendeva però la gestione dei messaggi PEC complessa e articolata. In particolare i maggiori problemi riscontrati erano:
- Mancanza di controllo: la gestione delle PEC con il portale del provider e il tradizionale client di posta rendeva impossibile la tracciatura delle attività svolte dagli utenti all’interno della casella e di conseguenza era impossibile risalire al “chi avesse fatto cosa”. Non era quindi possibile sapere chi avesse compiuto una determinata operazione, chi avesse preso in carico un messaggio e quale fosse lo stato di lavorazione di un messaggio.
- Mancanza di spazio: la gestione dei flussi PEC con il client di posta causava spesso problemi di spazio. Ricordiamo che una casella PEC satura non è in grado né di ricevere né di inviare nuovi messaggi ed è sempre compito del titolare della casella monitorare il livello di saturazione affinché la casella sia sempre operativa. Per risolvere il problema e liberare lo spazio dipendenti e collaboratori procedevano percorrendo due strade: acquistavano ripetutamente nuovo spazio di archiviazione dal provider e, dopo averli gestiti, cancellavano i messaggi per tenere la casella “pulita”. Questa operazione però comportava dei rischi perché una volta cancellato un messaggio PEC non poteva essere più recuperato.
- Mancanza di sicurezza: cancellare i messaggi PEC per liberare lo spazio della casella è un’operazione poco sicura. Questo perché si rischia di cancellare involontariamente messaggi importanti e si rischia di cancellare consapevolmente messaggi già gestiti che potrebbero però tornare utili in futuro.
- Difficoltà di ricerca dei messaggi: in mancanza di un software adeguato per la gestione dei flussi PEC ricercare un determinato messaggio, un contenuto o una parola chiave può essere un’attività complessa.
PecOrganizer
PecOrganizer ha aiutato Italtrans a risolvere tutti i problemi riscontrati e a mettere in sicurezza i flussi PEC aziendali riducendo al minimo il rischio di errori e imprevisti.
In particolare, ha permesso di:
- Attribuire credenziali univoche e personali: ogni dipendente o collaboratore autorizzato a gestire i messaggi PEC accede a PecOrganizer con credenziali di accesso personali. In questo modo si aumenta notevolmente il livello di sicurezza.
- Tracciare le operazioni svolte: grazie all’utilizzo di credenziali univoche è possibile tracciare e monitorare tutte le operazioni svolte all’interno delle caselle. Con PecOrganizer si può sapere quando un messaggio è stato letto, da chi è stato preso in carico, lo stato di lavorazione e quale esito ha avuto la lettura.
- Prendere in carico consapevolmente un messaggio: con PecOrganizer la presa in carico di un messaggio è sempre consapevole. Richiedendo un’azione specifica da parte del collaboratore che “dichiara” di occuparsi del contenuto, si evita che più persone prendano in carico un messaggio contemporaneamente o al contrario che un messaggio rimanga trascurato e non gestito.
- Risolvere il problema dello spazio: con PecOrganizer è possibile impostare ad una frequenza stabilita la cancellazione dei messaggi dalla webmail. Questo permette di avere sempre spazio a disposizione e assicura che le caselle PEC siano sempre operative. Inoltre un simbolo visivo segnala il livello di saturazione della casella evitando quindi in tutti i modi il rischio che la casella si riempia e smetta di ricevere messaggi.
- Evitare le cancellazioni: la cancellazione automatica dei messaggi PEC dalla webmail ad una frequenza stabilita solleva i dipendenti dal compito di selezionare i messaggi più datati e cancellarli per liberare lo spazio a disposizione. I messaggi vengono cancellati solo dalla webmail, ma rimangono disponibili nel file system.
Tra le funzionalità particolarmente apprezzate dal gruppo troviamo le regole per gestire automaticamente le operazioni di smistamento.
Tra gli utenti di Italtrans abilitati alla gestione dei flussi PEC, tre ricoprono il ruolo di smistatori e hanno il compito indirizzare i messaggi, dopo averli consultati, alla persona o all’ufficio di competenza. L’attività dello smistatore può essere svolta in modo totalmente manuale oppure può essere agevolata da regole automatiche che permettono a PecOrganizer di riconoscere il contenuto del messaggio e indirizzarlo, in autonomia, alla persona di competenza.
Inoltre, PecOrganizer può essere costruito e customizzato in base alle esigenze specifiche dell’azienda. A tal proposito Italtrans ha richiesto di creare un archivio ad hoc in grado di raccogliere i messaggi PEC più datati e agevolare le operazioni di normale amministrazione compiute sulle varie caselle.
