FAQ: la corretta gestione delle caselle e dei messaggi pec aziendali

Domande e risposte sulle problematiche relative alla gestione della posta elettronica certificata nelle aziende


LO SMISTAMENTO DEI MESSAGGI PEC ALL'INTERNO DELLE CASELLE DI POSTA ELETTRONICA AZIENDALI È DIVENTATO COMPLESSO?

Pec Organizer è configurabile sulla base dei processi e dell’organigramma aziendale. E' possibile semplificare l'assegnazione delle attività agli utenti, lo smistamento e la presa in carico dei messaggi pec ai diversi uffici, anche con regole automatizzabili.

VUOI DIVERSIFICARE GLI ACCESSI DEGLI UTENTI ALLE CASELLE PEC?

Pec Organizer è un programma per la gestione della posta elettronica certificata che si colloca tra le caselle pec e gli utenti/software gestionali. Le password delle caselle pec sono memorizzate nel software. Gli utenti accedono con credenziali, anche di dominio LDAP/Active Directory. Pec Organizer può gestire profili di accesso diversificati sia per casella che per criteri personalizzabili.

VUOI TRACCIARE NOMINALMENTE GLI ACCESSI ALLE CASELLE PEC?

Pec Organizer memorizza la cronologia di tutte le attività eseguite da ogni utente. E’ possibile isolare eventi specifici e configurare alert via mail/sms per monitorarli. I log e i dati di interazione degli utenti con i messaggi pec possono essere analizzati con strumenti di reportistica.

HAI RICEVUTO UNA SANZIONE PER UNA MANCATA GESTIONE DI UN MESSAGGIO PEC?

Pec Organizer si pone come obiettivo di introdurre un concetto di presa in carico, ovvero la gestione informatizzata non solo dell’avvenuto inoltro di un messaggio pec al destinatario finale, ma anche del riscontro che il messaggio pec sia stato esaminato e gestito entro i tempi legali. I responsabili della corretta gestione delle caselle pec aziendali possono informarsi con gli strumenti di reportistica ed essere avvisati dagli alert di sistema su tutte le situazioni di anomalia.

LA RICERCA DELLE PEC INVIATE E RICEVUTE È COMPLICATA?

Pec Organizer indicizza tutti i messaggi pec su un database relazionale e rende disponibili strumenti di ricerca semplice ed avanzata che si mantengono performanti anche quando il numero delle caselle di posta elettronica certificata e dei messaggi pec è molto elevato nel tempo.

SAI CONSERVARE NEL TEMPO IL VALORE LEGALE DELLE PEC SECONDO LA NORMATIVA?

I messaggi pec sono un documento nativo digitale di tipo corrispondenza e, in quanto tale, devono essere conservati legalmente per obblighi civilistici con sistemi di conservazione sostitutiva. Pec Organizer si integra con tutti i sistemi di conservazione legale che possono essere inseriti nel software stesso, di terze parti o residenti su provider esterni.

HAI BISOGNO DI UNA RICONCILIAZIONE AUTOMATICA DEI MESSAGGI PEC INVIATI - NOTIFICHE?

Pec Organizer offre automatismi di riconciliazione che abbinano i messaggi pec inviati alle notifiche di consegna. Le videate del software visualizzano con segnali visivi intuitivi lo stato di consegna della pec in uscita e gli alert mail/sms avvisano anche gli utenti non collegati. Gli esiti sono disponibili anche a software gestionali esterni tramite webservices.

VUOI PORTARE I FLUSSI DELLE CASELLE PEC ALL’INTERNO DEL PERIMETRO DI GOVERNANCE AZIENDALE?

Nel tempo le aziende hanno dovuto attivare per ogni società una casella di posta elettronica certificata e comunicarla in camera di commercio. In molti casi le pec sono state attivate anche per specifici uffici. Il risultato è un’assenza di controllo di chi sono gli utilizzatori e di quali messaggi inviano, ricevono e/o non controllano. Pec Organizer è l’accentratore delle informazioni e del contenuto dei messaggi pec che si integra nel workflow aziendale e ottimizza la gestione della posta elettronica certificata, riducendo gli errori ed i rischi di una cattiva gestione.

HAI RISCONTRATO PROBLEMI DI GESTIONE DELLO SPAZIO DELLE CASELLE PEC?

Poiché le pec che arrivano dall’esterno possono contenere allegati di dimensioni incontrollabili, lo spazio delle caselle acquistate dalle Certification Authority potrebbe esaurirsi in qualsiasi momento. L’alternativa al continuo acquisto di spazio aggiuntivo è l’adozione di Pec Organizer. Pec Organizer crea un unico archivio delle caselle pec con spazio illimitato, centralizzando tutte le caselle di posta elettronica certificata aziendali, svuotando sistematicamente le caselle del provider esterno e semplificando la ricerca e la gestione dei messaggi pec.

HAI UN SISTEMA CHE NON PERMETTA LA CANCELLAZIONE PER ERRORE DELLE PEC?

La funzione elimina messaggi pec, prevista nella maggior parte delle webmail per la gestione delle caselle pec, è rischiosa. L’inavvertita cancellazione di una pec potrebbe esporre l’azienda a rischi. Pec Organizer inibisce la cancellazione: la creazione di un canale di conservazione sostitutiva dei messaggi pec consente da un lato di svuotare le caselle pec del provider, dall’altro di creare un archivio certificato, a valore probatorio, che rappresenta anche una copia di sicurezza a tutela dell’azienda.

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About Us

Pec Organizer è il programma per gestire la posta elettronica certificata. E' rivolto a tutte le aziende che devono gestire, condividere e archiviare più caselle PEC tra più utenti in un ambiente sicuro e controllato. E’ stato sviluppato per rispondere all’esigenza di aziende, enti municipalizzate e PA.

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