Gestire le PEC aziendali in modo corretto è fondamentale per garantire l’operatività e l’efficienza di qualsiasi ufficio. Una gestione non lineare dei messaggi di posta elettronica certificata, infatti, rende più difficile la presa in carico tempestiva di mail PEC che richiederebbero una risposta rapida, e le difficoltà nel verificare l’effettiva consegna e ricezione dei messaggi in uscita possono causare perdite di tempo ed errori. L’inefficienza nella gestione delle PEC, è bene ricordarlo, può portare anche a conseguenze gravi come sanzioni, mancata partecipazione a bandi di gara, penalizzazione in caso di contenzioso.
L’utilizzo di software di gestione semplici e affidabili che consentono di inviare, leggere e smistare le PEC è la soluzione ideale per evitare questi rischi e affrontare gli inconvenienti più comuni che si riscontrano nell’utilizzo delle caselle PEC: ecco quali sono alcune di queste problematiche… e qualche suggerimento per risolverle!
1. Le ricevute di consegna e accettazione creano confusione nella casella di posta in arrivo
Quando un messaggio PEC viene consegnato al suo destinatario, si generano in automatico due messaggi di risposta (rispettivamente, ricevuta di consegna e ricevuta di accettazione) che vengono inviati all’emittente per confermare l’effettiva ricezione della PEC.
Questi messaggi “di ritorno” vengono normalmente visualizzati come nuove mail nella casella di posta in arrivo, e questo contribuisce a creare non poca confusione, perché i messaggi di ricevuta rischiano di rendere meno visibili le mail PEC in entrata e ostacolano la presa in carico di queste ultime.
I messaggi di ricevuta, inoltre, non vengono in alcun modo ricollegati con le PEC a cui fanno riferimento, e questo può creare ulteriori difficoltà, perché si rischia di non accorgersi della mancata consegna di alcuni messaggi. Per evitare questo rischio è utile riconciliare manualmente ogni singola ricevuta con la “sua” PEC, ma questa attività richiede un significativo investimento di tempo e può essere meno semplice del previsto, dato che tra il momento dell’invio della PEC e quello della ricezione della ricevuta possono passare anche diversi giorni.
Possibili soluzioni: un sistema di gestione efficiente delle PEC è in grado di riconoscere automaticamente le ricevute di consegna e accettazione, di spostarle in una sottocartella separata e di abbinarle con il relativo messaggio inviato. In questo modo le ricevute non vengono visualizzate nella posta in arrivo, ma sono comunque sempre reperibili attraverso il pannello di gestione del software e associate al messaggio a cui fanno riferimento.
2. I messaggi in arrivo vengono gestiti in modo non tempestivo
Per gestire le PEC in modo realmente efficace è necessario che ogni singolo messaggio venga preso in carico in tempi rapidi e dalla persona giusta, in modo da rispondere tempestivamente a eventuali richieste o segnalazioni. Per verificare che questo avvenga, è importante che i messaggi che non sono stati ancora presi in carico da nessuno siano segnalati in modo chiaro e rimangano visibili, anche a distanza di tempo.
Possibili soluzioni: è importante dotarsi di un software che notifichi in modo chiaro quali PEC sono state visualizzate e prese in carico e quali no, in modo da non trascurare messaggi o allegati PEC importanti e rispondere in modo rapido ed efficiente.
3. Le credenziali di accesso alla casella PEC sono condivise da più persone
Può capitare che diverse persone, all’interno dell’ufficio, dispongano delle credenziali per accedere a una stessa casella PEC. Questa scelta organizzativa, consolidata magari nel tempo, può creare non pochi problemi in termini di tutela della privacy e anche di sicurezza, dal momento che non bisogna dimenticare che, per legge, il responsabile della PEC è sempre e soltanto il suo titolare, indipendentemente dal numero di collaboratori che di fatto accedono alla casella.
Possibili soluzioni: è fondamentale attribuire a ogni persona autorizzata ad accedere alla casella PEC credenziali personali e un profilo di lavoro congruente con il ruolo ricoperto nell’organigramma aziendale, in modo che gli accessi possano avvenire in sicurezza e senza creare confusione.
4. Le azioni svolte dalle singole persone non sono tracciabili
La condivisione delle credenziali di accesso alla PEC crea molti problemi sul piano organizzativo, oltre che della sicurezza: se molte persone possono intervenire sulla casella, infatti, è impossibile ricostruire con precisione chi è stato a compiere determinate azioni (lettura, inoltro, risposta e soprattutto cancellazione, anche accidentale, di messaggi). Può capitare che una persona risponda a una PEC senza rendersi conto che un altro collega l’ha già fatto, o al contrario può succedere che tutti diano per scontato che un messaggio PEC verrà gestito da altri e che alla fine nessuno se ne occupi.
C’è, poi, un ulteriore problema legato all’impossibilità di ricostruire la responsabilità dei singoli individui in caso di errori (come, ad esempio, la cancellazione involontaria di alcune mail PEC, l’invio di messaggi a destinatari sbagliati, l’invio di messaggi in ritardo), perché se le credenziali di accesso sono comuni non è in alcun modo possibile sapere chi ha svolto una determinata azione.
Possibili soluzioni: anche in questo caso, è necessario che i singoli utenti che operano su una casella lo facciano tramite un profilo personale, utilizzando un software che tiene traccia delle attività di ciascuno. Solo in questo modo è sempre possibile ricostruire in modo chiaro “chi ha fatto cosa”, monitorando ogni azione svolta.
5: La casella PEC si riempie troppo velocemente
Spesso le caselle PEC sono dotate di uno spazio di archiviazione piuttosto limitato, quindi finiscono per riempirsi rapidamente, fino a diventare totalmente inutilizzabili quando lo spazio è esaurito.
Ricordiamo che, nel momento in cui apre una casella PEC, il titolare si impegna a mantenerla in efficienza, quindi è sua responsabilità verificare che lo spazio di archiviazione sia sempre sufficiente. Per far fronte a questa necessità, le soluzioni più comuni sono due: acquistare ulteriore spazio o fare posto all’interno della casella cancellando alcuni messaggi o salvandoli altrove.
Aumentare lo spazio di archiviazione non può essere una soluzione definitiva, perché il traffico delle PEC è in costante aumento e quindi il problema è destinato inevitabilmente a riproporsi a distanza di qualche tempo. Il salvataggio dei messaggi, invece, oltre a richiedere un significativo investimento di tempo ed energie crea varie difficoltà, dal momento che in questo modo le PEC perdono di validità e diventano anche piuttosto difficili da ritrovare, specie a distanza di tempo o nel caso in cui la persona che effettua il salvataggio esterno non sia la stessa che si occupa della ricerca.
Possibili soluzioni: dotarsi di un software di gestione delle PEC che scarica i messaggi in uno spazio alternativo, sempre accessibile, dove è possibile recuperare ogni singola PEC anche a distanza di tempo, senza alcun rischio dal punto di vista della validità legale.
