Obbligo di conservare le PEC
L’obbligo di conservare le PEC per 10 anni è da ricondurre agli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile che al titolare del dato (impresa o organizzazione pubblica) indicano la necessità di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e dispongono in 10 anni il termine di conservazione per “le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
La PEC, in quanto documento di corrispondenza nativo digitale, deve essere archiviata e conservata per almeno 10 anni.
Spesso per conservazione si fraintende il semplice salvataggio della PEC sulla casella online o su aree disco tradizionali. In alcuni casi si opta per stampare le PEC al fine di creare un archivio cartaceo di tale corrispondenza.
Salvare o stampare le PEC non è una procedura riconosciuta legalmente e tutte le prassi diverse dal processo di conservazione definito dalla normativa non sono corrette.
La semplice archiviazione delle PEC nel proprio computer o su server aziendali non garantisce il valore legale in quanto non si tratta di un processo di conservazione digitale a norma di legge.
Perché conservare legalmente le PEC?
A differenza di altri documenti nativi digitali, quali le Fatture Elettroniche, la mancata conservazione delle PEC non è sanzionata.
La necessità di conservare le PEC non è da intendersi come un obbligo normativo a cui ottemperare.
La PEC è stata progettata per offrire vantaggi in termini di immediatezza della comunicazione e di non impugnabilità del contenuto e del momento temporale della trasmissione del messaggio PEC. Questi vantaggi sono sia economici che ambientali, basti pensare al costo e allo spreco di carta della vecchia raccomandata.
La conservazione estende nel tempo i vantaggi del recapito PEC ed in presenza di una PEC sottoposta a conservazione si ha la certezza di opponibilità a terzi.
Il vantaggio di conservare le PEC è di avere l’estensione per 10 anni del valore legale del recapito (o della notifica di mancato recapito) della PEC.
Come conservare legalmente le PEC
Le organizzazioni hanno per legge una duplice possibilità:
- organizzare internamente il processo di conservazione
- affidare il processo di conservazione a un fornitore
Quasi tutte le organizzazioni affidano il servizio di conservazione all’esterno a società specializzate, che hanno le competenze legali, organizzative e tecnologiche.
Le imprese private possono individuare soggetti che a loro valutazione sono idonei ad offrire un servizio conforme alla normativa (Linee guida Agid, CAD, etc).
Le organizzazioni pubbliche devono avvalersi dei servizi dei conservatori accreditati Agid. L’elenco dei conservatori accreditati è consultabile sul sito dell’Agid.
Conservare le PEC si traduce nell’attivare procedure di inoltro delle PEC al servizio di conservazione che siano il più possibile automatiche e monitorabili. Il servizio di conservazione rende di solito disponibile un portale di ricerca e di richiesta delle PEC conservate (Pacchetto di Esibizione).
I vantaggi di PecOrganizer nella conservazione delle PEC
PecOrganizer integra funzioni per archiviare centralmente il traffico delle PEC di caselle di operatori diversi (Aruba, Infocert, Postecom, etc). Dagli archivi PEC è possibile pianificare export periodici di pacchetti di PEC che vengono resi disponibili ai servizi di conservazione (via SFTP o via webservices).
PecOrganizer dispone di connettori ai più diffusi sistemi di conservazione. Questi connettori consentono di:
- inviare le PEC ai conservatori
- ricevere gli avvisi sull’avanzamento del processo di conservazione
- visualizzare a fianco di ogni messaggio PEC quale sia lo stato di conservazione
- recuperare, in alcuni casi, direttamente dal messaggio PEC la sua copia conservata legalmente.
