Per gestire in modo efficace le caselle PEC aziendali è essenziale disporre sempre di un’adeguata quantità di spazio disponibile per la ricezione di nuovi messaggi.
Sappiamo bene, infatti, che una casella satura non può ricevere nuovi messaggi PEC, mentre la normativa stabilisce chiaramente che il titolare di una casella di posta elettronica certificata è tenuto a mantenerla sempre operativa e in efficienza, quindi in grado di accogliere PEC in entrata. La saturazione della casella può provocare inoltre considerevoli ritardi nella lettura di messaggi importanti, con conseguenze anche gravi, ad esempio in caso di comunicazioni relative ad adempimenti che devono essere portati a termine entro precise scadenze. Per tutte queste ragioni è fondamentale accertarsi di avere sempre sufficiente spazio libero nella propria casella PEC aziendale, in modo da non perdere di vista o leggere in ritardo nessun messaggio in ingresso.
Ma come fare per amministrare al meglio lo spazio di archiviazione disponibile?
Vediamolo insieme!
Il primo passo: prevenire l’ingombro
La prima cosa da tenere presente quando ci si occupa della gestione dello spazio della propria casella di posta elettronica certificata è che qualsiasi intervento, per essere realmente efficace, non deve essere finalizzato solo ad ampliare lo spazio disponibile, ma deve essere soprattutto finalizzato a identificare eventuali cause di ingombro eccessivo e non necessario.
Quando la casella si satura, infatti, la soluzione apparentemente più pratica e veloce per risolvere il problema sembra essere l’acquisto di un’estensione dello spazio virtuale. Questa scelta, però, richiede un investimento economico che contribuisce a far lievitare in modo non preventivato i costi di gestione della PEC, e in più non fa altro che procrastinare la risoluzione del problema, senza intervenire sulle cause che l’hanno provocato perché anche lo spazio appena acquistato prima o poi si riempirà e costringerà ad acquistare un’ulteriore estensione.
Andare a individuare le reali cause dell’ingombro e dotarsi di strumenti che permettano di risolvere la problematica una volta per sempre è senz’altro una soluzione più efficace, anche se apparentemente più complessa, ed è particolarmente utile nel caso in cui l’azienda utilizzi più di una casella PEC: in questo caso, infatti, acquistare estensioni per ogni singola casella nel momento del bisogno potrebbe risultare oltremodo dispendioso, oltre che dispersivo in termini di tempo.
Cancellazione o download dei messaggi: un intervento da compiere con attenzione
Un’altra possibile soluzione per ridurre l’ingombro della casella è la cancellazione dei messaggi non necessari o il loro download in spazi di memoria esterni. Questo tipo di intervento è efficace nel risolvere temporaneamente il problema, ma presenta importanti criticità di cui è necessario tenere conto:
- Dispendio di tempo: dedicarsi alla cancellazione dei messaggi è un’attività che richiede tempo e che, per essere efficace, deve essere ripetuta a intervalli regolari. Inoltre, stabilire quali messaggi possano essere cancellati senza conseguenze può essere piuttosto complesso e la persona che effettua la selezione potrebbe non disporre di tutte le informazioni necessarie per compiere scelte corrette. Si corre quindi il rischio di eliminare definitivamente messaggi che, a distanza di tempo, potrebbero rivelarsi necessari, e che a quel punto non potranno più essere recuperati.
- Perdita di validità del messaggio PEC: il download dei messaggi su supporti esterni o in locale (ad esempio nell’Outlook personale di chi gestisce la casella PEC) incide sulla loro validità. Un messaggio PEC, infatti, è a tutti gli effetti un documento informatico che deve essere conservato in modo corretto, e se viene scaricato perde di valore legale, cosa che potrebbe creare problemi in caso di contenzioso.
Come sfruttare al meglio lo spazio delle tue caselle PEC aziendali
Come fare, quindi, per sfruttare al meglio lo spazio a tua disposizione?
Ecco i nostri consigli:
- Limitare il traffico inutile: succede spesso che i messaggi PEC vengano inoltrati più volte, “rimbalzando” all’interno delle diverse caselle PEC aziendali finché non arrivano finalmente all’attenzione di chi è in grado di occuparsene. Ciò causa una moltiplicazione dei messaggi e contribuisce a intasare la casella PEC con comunicazioni che sono di fatto non necessarie. Un sistema di smistamento e assegnazione delle mail organizzato, che mette al centro la figura dello smistatore e in cui i dipendenti non possono inoltrare le PEC in modo autonomo ai colleghi ma possono solo restituirle a chi ha effettuato l’assegnazione permette di risolvere alla radice questo problema, limitando il traffico inutile e rallentando quindi il riempimento della casella.
- Gestire in modo corretto gli allegati: spesso gli allegati ai messaggi costituiscono la più importante causa di ingombro della casella. Gestire con attenzione questi file, scaricandoli in locale nel caso in cui non contengano informazioni rilevanti e limitando il più possibile il loro invio indiscriminato è un ottimo modo per gestire lo spazio a disposizione in modo razionale.
- Prestare attenzione agli invii massivi: se si spedisce un messaggio PEC con allegato a un gran numero di destinatari, può capitare di saturare inavvertitamente lo spazio della casella e quindi di non riuscire a completare l’invio. Dotarsi di un software che gestisce le code di spedizione nel caso di invii massivi è un ottimo modo per prevenire questo rischio ed evitare che l’invio si blocchi prima che tutti i messaggi PEC siano stati spediti.
- Scegliere un software che garantisca una disponibilità di spazio potenzialmente illimitata: a differenza delle comuni webmail, software appositi per la gestione delle PEC permettono di contare su grandi quantità di spazio. PecOrganizer, basato su un database e un file system, viene dimensionato sulla base delle esigenze dell’azienda cliente eliminando tutte le preoccupazioni legate alla saturazione dello spazio delle caselle PEC.
