Utilizzare un software apposito per la gestione delle caselle PEC aziendali è la scelta migliore per la sicurezza e l’efficienza di ogni realtà produttiva.
I messaggi PEC infatti sono documenti informatici ufficiali e in quanto tali devono essere trattati con particolare attenzione, devono essere presi in carico in modo tempestivo e devono essere gestiti in maniera corretta per evitare di incorrere in sanzioni e per evitare di perdere di vista comunicazioni importanti.
Un buon software per la gestione della PEC facilita l’attività aziendale e allontana il rischio di trascurare messaggi essenziali.
Ma come scegliere uno strumento che sia davvero efficiente? Quali aspetti considerare? Quali caratteristiche deve avere?
Ecco quali sono le 5 caratteristiche fondamentali da prendere in considerazione quando si sceglie un software per la gestione delle caselle PEC aziendali!
1. Facilità di utilizzo
La gestione delle caselle PEC aziendali non deve essere un’attività complessa e articolata, al contrario deve essere semplificata quanto più possibile per consentire a tutti coloro che lavorano all’interno dell’azienda di occuparsene in modo intuitivo, senza perdite di tempo o errori.
Un buon software di gestione dei flussi PEC deve quindi essere facile da utilizzare, non deve richiedere un lungo training iniziale e deve essere organizzato in modo semplice per far sì che tutti i collaboratori possano utilizzarlo con la stessa facilità con cui usano abitualmente la propria casella di posta elettronica personale.
2. Granularità dei permessi
Un buon software per la gestione delle PEC aziendali deve consentire l’attribuzione di permessi specifici a ogni singolo utente autorizzato a operare su una o più caselle PEC aziendali. In questo modo si garantisce all’azienda una miglior tutela della privacy perché eventuali dati sensibili comunicati via PEC vengono correttamente protetti e resi visibili solo a chi è tenuto a conoscerli, non a un gran numero di persone in modo indiscriminato. Inoltre, si rende la gestione delle comunicazioni più fluida e più semplice perché si evitano perdite di tempo e ritardi nella lettura dei messaggi.
Perché ciò sia possibile, il software deve essere impostato in modo da attribuire a ciascuna delle persone autorizzate ad accedere alla casella un account dotato di credenziali univoche. A ogni account devono poi essere associati permessi specifici che limitano la possibilità di accedere ad alcuni messaggi o di compiere determinate azioni all’interno della casella.
3. Visibilità dei messaggi
Un buon software per la gestione delle PEC deve aiutare chi lo utilizza a non perdere di vista nessuna comunicazione importante, garantendo la presa in carico consapevole di tutti i messaggi che transitano nella casella. Affinché un messaggio venga correttamente gestito, infatti, non è sufficiente che venga aperto e letto. Molto spesso infatti sono proprio le aperture indiscriminate che creano problemi nella gestione delle comunicazioni, perché se un messaggio viene aperto da una persona che non è in grado di occuparsene e quest’ultima si dimentica di ri-evidenziarlo come “da leggere”, molto probabilmente tutti gli altri colleghi autorizzati ad accedere alla stessa casella non lo prenderanno in considerazione pensando erroneamente che sia già stata gestito.
Per questa ragione è importante che il software di gestione delle PEC consideri come “lette” solo le comunicazioni che sono state prese in carico in modo consapevole, indipendentemente dalla loro apertura.
Un ulteriore aiuto per migliorare la visibilità dei messaggi deriva dal sistema automatico di riconciliazione di ogni messaggio PEC con le sue ricevute di avvenuta consegna e accettazione: un software in grado di collegare e archiviare ogni PEC con le sue ricevute, infatti, rende più ordinata la casella di posta in entrata e fa sì che i messaggi “nuovi” risultino immediatamente più visibili, senza creare confusione con le ricevute dei messaggi in uscita.
4. Sicurezza
É fondamentale che il software di gestione delle PEC impedisca la cancellazione accidentale e inconsapevole dei messaggi, dal momento che le comunicazioni PEC sono a tutti gli effetti documenti informatici che devono essere conservati nel tempo, rimanendo sempre disponibili e accessibili. La cancellazione involontaria di messaggi PEC può causare gravi problemi, ma un buon software di gestione permette di limitare il numero di utenti autorizzati a compiere questa azione e fa sì che i messaggi restino comunque sempre recuperabili, senza che la loro validità venga compromessa.
5. Disponibilità di spazio
Un buon software per la gestione delle PEC, infine, deve garantire che le caselle rimangano sempre perfettamente operative, quindi in grado di ricevere nuovi messaggi in entrata. Perché ciò sia possibile è fondamentale che lo spazio di archiviazione non si esaurisca: un software per la gestione delle PEC deve essere dimensionato in base alle necessità aziendali e una volta organizzato e reso operativo deve garantire lo spazio di archiviazione di cui si necessita.
