Come è ormai noto a tutti, a breve la cara vecchia PEC (per come la conosciamo) andrà in pensione, per essere sostituita dalla PEC Europea: un termine un po’ improprio utilizzato per riferirsi al nuovo standard europeo REM (registered electronic mail).
PEC, PEC Europea, Registered Electronic Mail? Cosa cambierà? Quali sono le differenze e soprattutto le conseguenze di questo passaggio?
In questo articolo cerchiamo di fare un po’ di chiarezza su terminologie e differenze, nel passaggio da PEC a REM.
La posta elettronica certificata italiana
La PEC è una forma di comunicazione certificata che permette di attribuire a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. (Per approfondire: che cos’è la PEC?)
Grazie alle ricevute di avvenuta accettazione e di avvenuta consegna, la PEC certifica rispettivamente la spedizione e la consegna del messaggio e di eventuali allegati. Inoltre, è in grado di garantire la certezza del contenuto rendendo impossibile qualsiasi modifica del messaggio o degli allegati.
Ad oggi la PEC può essere utilizzata solo in Italia e le sue caselle al momento sono valide solo nel nostro Paese.
Dal 2024 non sarà più così, perché la PEC lascerà il posto alla REM: la Posta Elettronica Certificata sarà sostituita dalla Registered Electronic Mail (anche chiamata colloquialmente PEC europea).
REM (o PEC europea): cos’è?
Vediamo ora nello specifico che cos’è la REM.
La questione della PEC Europea inizia qualche anno fa, più precisamente nel 2014 con la pubblicazione del Regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services, regolamento UE 910/2014).
Lo scopo del regolamento eIDAS è quello di definire una serie di standard per regolamentare le transazioni elettroniche e servizi fiduciari all’interno dello spazio comunitario: firme digitali, certificati, autenticazioni elettroniche.
In quanto strumento certificato per l’invio e la ricezione di messaggi dal valore legale, il regolamento riguarda anche la PEC italiana che tuttavia non risulta conforme alle specifiche identificate nel regolamento.
Pur essendo all’avanguardia in campo europeo, la PEC manca di due fattori fondamentali:
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- Identità verificata: ad una casella PEC non è associato in modo univoco un’identità digitale verificata
- Sicurezza: mancanza di efficaci misure di sicurezza per impedire l’accesso ad una determinata casella PEC a persone terze.
Nel 2019 AgID (Agenzia per l’Italia digitale), i provider PEC riconosciuti, AssoCertificatori e figure esperte in materia avviano un gruppo di lavoro per l’adeguamento della PEC italiana allo standard eIDAS.
Ben presto emerge la necessità di coinvolgere altri partner europei e definire un nuovo standard, in modo da creare i presupposti necessari per la nascita di una PEC europea vera e propria.
Insieme allo ETSI (European Telecommunications Standards Institute) vengono dapprima definiti gli standard per i servizi di recapito certificato qualificato: QERDS (Qualified Electronic Registered Delivery Services) e REM (Registered Electronic Mail).
Il 14 giugno 2022 AgID, partner nazionali e internazionali concludono quindi l’iter di definizione del nuovo standard ETSI EN 319 532-4 finalizzato a definire uno standard di interoperabilità della PEC.
Il nuovo standard definisce le caratteristiche della CSI, la Common Service Interface, ossia l’interfaccia tecnologica condivisa finalizzata a consentire la comunicazione certificata tra i Gestori dei servizi di recapito qualificato e che di conseguenza rende possibile la comunicazione tra imprese, cittadini ed enti degli Stati dell’Unione Europea.
Dalla PEC alla REM : cosa cambia?
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La PEC Europea in pratica
Con il passaggio alla PEC europea, tutte le caselle PEC già esistenti faranno l’upgrade per essere conformi agli standard QERDS e REM e sarà quindi possibile inviare e ricevere messaggi di posta elettronica certificata (qualificata!) non solo in Italia, ma anche a livello europeo.
Esattamente come la PEC, la REM o PEC europea certificherà:
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- certificherà l’identità di chi possiede un indirizzo REM: sarà necessaria la verifica dell’identità della persona fisica o, in alternativa, del rappresentante legale della persona giuridica; ciò è possibile mediante il proprio SPID, una firma digitale anche remota, la propria Carta d’Identità Elettronica, la Tessera Sanitaria o tramite un contatto diretto con un operatore.
- verificherà l’identità ad ogni accesso con l’autenticazione a due fattori, la quale garantisce un ulteriore livello di protezione aggiuntivo sulla propria casella.
Il titolare della PEC riceverà un codice di autenticazione a seconda della modalità che avrà scelto: potrà selezionare tra la ricezione di una notifica push su dispositivo mobile mediante app e di un codice OTP via SMS o tramite l’app.
Il protocollo REM prevede infatti la registrazione dell’utente presso un REM Service Provider al fine di garantire e certificare l’identità del mittente e del destinatario.
In pratica con il passaggio alla PEC Europea sarà semplicemente necessario:
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- associare un’identità ad una casella di posta
- eseguire l’autenticazione a due fattori al momento dell’accesso
Tutto il resto funzionerà esattamente come prima, semplicemente a livello comunitario.
Un caso concreto: la PEC in Polonia
Sebbene non ci sia ancora una data vincolante per l’adozione della PEC europea, diversi Paesi stanno sviluppando soluzioni tecnologiche specifiche per avvicinarsi a questo obiettivo. Un esempio è la Polonia, che a partire dal 1° gennaio 2025 introdurrà l’obbligo di utilizzo del sistema e-Doręczeń (scopri di più nel nostro articolo: PEC europea all’estero: la situazione in Polonia).
Come la PEC in Italia, anche e-Doręczeń permette lo scambio di comunicazioni sicure con valore legale. L’intento della Polonia è quello di collegare la propria infrastruttura digitale con quelle degli altri Paesi europei, favorendo una comunicazione uniforme e più semplice, superando le differenze normative nazionali.
Il sistema e-Doręczeń è stato integrato con altre piattaforme digitali europee, offrendo così un’interoperabilità migliorata. Le aziende polacche possono ora interagire con gli enti pubblici degli altri stati membri dell’UE utilizzando lo stesso standard di comunicazione sicura. Questo favorisce una comunicazione più fluida e coerente a livello europeo.
PecOrganizer: cambia o succede qualcosa?
Assolutamente no!
PecOrganizer, il nostro software per la gestione semplice e sicura dei flussi PEC aziendali, è pronto per affrontare i prossimi cambiamenti legati all’avvento della PEC europea. Nel momento in cui la PEC verrà sostituita dalla REM (nel 2024, anche se al momento non c’è ancora una data ufficiale) PecOrganizer continuerà a performare regolarmente rispettando le nuove normative.
A tal proposito il nostro Team Sviluppo è già impegnato a configurare all’interno di PecOrganizer la gestione delle nuove caratteristiche della REM collaborando con le Certification Authorities nazionali.
Non appena sarà possibile divulgare le nuove funzionalità, il nostro reparto di helpdesk contatterà proattivamente la community degli utilizzatori del nostro software per organizzare la formazione all’utilizzo di PecOrganizer per la gestione delle comunicazioni REM.
