I rischi di un’errata gestione della pec: un caso reale di cronaca

Un fatto di cronaca che ci insegna l'importanza di gestire correttamente le pec e la necessità, per ogni azienda, di dotarsi di strumenti professionali e adeguati.

E' notizia recente (18 Settembre 2014 – Fonte Padova Oggi ) che un'azienda di Padova è stata dichiarata fallita in seguito ad un'errata gestione della Pec: l'azienda, infatti, non ha letto il messaggio pec con la richiesta di fallimento inviata dal tribunale.


La vicenda, che assume contorni grotteschi, mette in luce molti errori da entrambi i lati: l'azienda non ha aperto il messaggio in quanto non era dotata di software per la firma digitale, mentre il tribunale di Padova ha inviato erroneamente il messaggio pec senza allegati e il sistema utilizzato non ha verificato l'avvenuta ricezione del messaggio nella totalità dei suoi contenuti.
Ed è proprio su questo ultimo punto che si evince come sia imprescindibile per ogni azienda dotarsi di un software per la gestione delle pec al fine di evitare i rischi dannosi di un'errata gestione.


In particolare l'utilizzo di un software come Pec Organizer, creato appositamente per gestire le Pec, avrebbe evitato la situazione in quanto consente:
- la tracciatura automatica ad ogni messaggio degli esiti di consegna e lettura
- la tracciatura e il controllo delle attività degli utenti eseguite sui singoli messaggi
- l'archiviazione automatica delle ricevute in cartelle dedicate per facilitare la gestione
- la visualizzazione grafica immediata e intuitiva dello stato di ogni messaggio: consegnato, aperto, scadenza risposta
- la registrazione dei log con la cronologia di tutte le operazioni per agevolare il compito dell'amministratore di sistema
- la creazione di regole smistamento dei messaggi per favorire i corretti flussi di lavoro interni all'azienda e il controllo degli amministratori


In conclusione ecco tre insegnamenti che ci insegna questo fatto di cronaca:
1. La pec è un documento ufficiale, la perdita o l'errata gestione di un messaggio pec provoca danni come quello della vicenda sopra descritta.
2. Le imprese che gestiscono più account e più messaggi pec, hanno il dovere di conservare in modo corretto il proprio patrimonio documentale al fine di prevenire situazioni analoghe a questa e per poter tutelare i propri diritti.
3. La digitalizzazione delle aziende e della Pubblica Amministrazione passa anche attraverso la dotazione di strumenti per la gestione della pec come Pec Organizer.

Ultima modifica il Mercoledì, 29 Luglio 2015 11:52
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