Se stai cercando un software di gestione che ti permetta di inviare, leggere, smistare e archiviare le tue PEC in completa sicurezza, PecOrganizer è lo strumento che fa per te.
PecOrganizer ti permette di controllare facilmente la tua casella di posta elettronica certificata, smistando i messaggi in arrivo direttamente alle persone che dovranno occuparsene e aiutandoti a non perdere di vista nessuna comunicazione. In questo modo potrai operare in sicurezza, nel rispetto delle normative e della privacy, ottimizzando l’attività dei tuoi dipendenti.
I vantaggi di PecOrganizer
Ecco le funzioni di PecOrganizer che ti aiutano a gestire le PEC nel modo più sicuro e semplice possibile:
Possibilità di attribuire credenziali personalizzate a tutti coloro che accedono alla casella PEC
Con PecOrganizer è possibile fare in modo che diversi dipendenti accedano alla stessa casella PEC con credenziali personali. In questo modo è possibile evitare la prassi scorretta della condivisione delle password e verificare in ogni momento quale dei dipendenti ha compiuto una determinata azione. Le credenziali personali possono essere attribuite anche a chi utilizza la casella PEC solo sporadicamente, in modo da rendere tutti i dipendenti autonomi nella gestione della casella ed evitare sprechi di tempo dovuti a inoltri interni di messaggi di posta ordinaria.
Possibilità di controllare lo storico degli eventi
Con PecOrganizer hai la possibilità di controllare in ogni momento tutte le azioni che sono state compiute all’interno della casella di posta elettronica certificata. In questo modo puoi verificare chi ha letto determinati messaggi, in quale momento l’ha fatto e quale esito ha avuto la lettura; puoi anche recuperare eventuali messaggi erroneamente cancellati, senza rischio di perdere alcuna comunicazione importante, e avere elementi oggettivi che ti permettono di valutare l’efficienza dei singoli dipendenti.
Elevata granularità dei permessi che possono essere associati a chi dispone delle credenziali di accesso
Per gestire correttamente la privacy della casella PEC e aumentare l’efficienza del lavoro, PecOrganizer permette di attribuire a ognuna delle persone autorizzate ad accedere alla casella permessi specifici. In questo modo ciascuno dei dipendenti che accede alla casella può essere messo in condizione di visualizzare solo i messaggi potenzialmente di suo interesse, così come è possibile attribuire a determinate persone l’autorizzazione a leggere i messaggi PEC, ma non a inviarne di nuovi o a cancellarli. In questo modo si semplifica il lavoro, evitando di mostrare a tutti i dipendenti mail che non li riguardano e rendendo più improbabile il verificarsi di errori. I permessi, inoltre, possono essere facilmente attribuiti e revocati a ciascun account: in questo modo, se uno dei dipendenti si assenta per malattia o per le ferie, è possibile trasferire temporaneamente, senza alcuna difficoltà, i suoi permessi a un collega.
Sistema di smistamento dei messaggi
PecOrganizer smista i messaggi PEC in entrata, rendendoli visibili ai gruppi di dipendenti che potenzialmente dovranno prenderli in carico. In questo modo è possibile evitare che messaggi PEC vengano inoltrati in modo autonomo tra i dipendenti – procedura che genera spam e traffico non necessario di messaggi che vanno a riempire lo spazio di archiviazione della casella – e si minimizza il rischio che, nel corso dei diversi inoltri, qualche messaggio venga dimenticato, cancellato per errore o letto in ritardo. Questa procedura, infatti, prevede che lo smistatore sia sempre coinvolto negli scambi di mail: nessun dipendente può assegnare autonomamente la PEC a un collega, ma in caso di necessità deve restituirla allo smistatore e richiedere che venga assegnata ad altri.
Sistema di controllo della presa in carico dei messaggi
PecOrganizer fa sì che ogni messaggio PEC rimanga evidenziato come “da leggere” finché una delle persone che l’hanno visualizzato non segnala di averlo preso in carico. Questo tipo di gestione garantisce la sicurezza dell’azienda e permette di evitare i rischi connessi a eventuali aperture accidentali dei messaggi: quando una PEC viene aperta, infatti, deve necessariamente essere accettata o rifiutata. Se non viene compiuta nessuna di queste azioni, il sistema la considera come non letta, e continuerà quindi a mostrarla in evidenza fino a quando uno dei dipendenti non invierà un messaggio di presa in carico.
Sistema di recupero delle PEC cancellate
Con PecOrganizer la cancellazione dei messaggi è generalmente inibita, per evitare che messaggi PEC vengano eliminati accidentalmente. Anche nel caso in cui la persona che accede alla casella disponga delle autorizzazioni per cancellare un messaggio, però, l’eliminazione avviene solo nel suo account, mentre la PEC rimane registrata nel file system e può essere recuperata in caso di necessità.
Possibilità di monitorare in ogni momento l’occupazione dello spazio virtuale
Con PecOrganizer tutti i messaggi PEC vengono archiviati in uno spazio sempre accessibile, sollevandoti dall’obbligo di effettuare salvataggi in locale delle PEC che intasano la casella. In questo modo è possibile recuperare in ogni momento ogni singola PEC, senza che questo metta a rischio la loro validità dal punto di vista legale.
