Gestire PEC nel settore HR: rischi, soluzioni e best practice

La gestione delle PEC (Posta Elettronica Certificata) è un tema cruciale per il settore HR, dove i dati sensibili dei dipendenti rappresentano un prezioso patrimonio da proteggere. Ma cosa accade quando i messaggi PEC si perdono o regna la disorganizzazione nella gestione delle informazioni? Le conseguenze in materia di compliance normativa e di sicurezza aziendale possono essere gravi, con significativi danni per l’impresa.

Scopriamo insieme quali sono i principali rischi per quest’area aziendale e come un PEC Manager, supportato da un software gestionale PEC, possono fare la differenza.

 

I rischi della mancata gestione PEC nel settore HR

Nell’area delle risorse umane, le PEC contengono spesso documenti critici e delicati come contratti, comunicazioni ufficiali e dati personali dei dipendenti.

La mancata o inefficace gestione di queste comunicazioni può comportare diverse situazioni dannose per l’azienda:

• Perdita di dati sensibili: Una PEC non archiviata o smarrita compromette gravemente le attività legali e amministrative dell’azienda, mettendo a rischio informazioni essenziali per la gestione del personale.
• Violazioni normative: Il mancato rispetto del GDPR e delle normative sulla privacy può causare pesanti sanzioni amministrative e danneggiare la reputazione aziendale.
• Inefficienza operativa: Senza un sistema organizzato, diventa difficile recuperare documenti specifici, rallentando i processi HR e aumentando la probabilità di errori.

Perché è importante proteggere le PEC dei dipendenti

Proteggere le PEC significa non solo garantire la sicurezza dei dati, ma anche tutelare l’integrità e la reputazione aziendale. Nel settore HR, considerando che i dati personali sono particolarmente sensibili, ogni accesso non autorizzato e ogni errore gestionale possono costituire importanti violazioni della privacy.

La PEC è un registro ufficiale e certificato; perderne il controllo significa perdere uno strumento ufficiale di tracciabilità delle informazioni. Diventa quindi fondamentale assicurare e garantire trasparenza alle comunicazioni ufficiali e certificate di posta elettronica.

Infine è bene ricordarsi che migliorare la gestione delle PEC aziendali (e dunque dei dati sensibili!), sia un chiaro segnale da parte dell’azienda di un approccio responsabile e strutturato in materia di sicurezza. Questo consente di consolidare e rafforzare la fiducia nei confronti dell’impresa da parte del personale interno, ma anche di partner, clienti e fornitori esterni.

 

Perché scegliere un software gestionale PEC

Un software gestionale PEC come PecOrganizer centralizza e ottimizza la gestione delle comunicazioni elettroniche certificate, garantendone tracciabilità.

I benefici sono molteplici, fra cui:

• Gestione centralizzata: Tutti i messaggi vengono salvati automaticamente in un archivio centralizzato, eliminando il rischio di perdita dati ed evitando la saturazione dello spazio nelle caselle locali.
• Accessi monitorati: Grazie ad un sistema di autenticazione sicura e permessi specifici, solo il personale autorizzato può accedere velocemente ai documenti sensibili attraverso filtri di ricerca avanzata.
• Workflow automatici: Lo smistamento automatico dei messaggi, basato su regole predefinite e autorizzazioni granulari, assicura che ogni comunicazione raggiunga tempestivamente il destinatario corretto, eliminando ritardi e errori manuali.
• Comunicazioni massive: La possibilità di inviare circolari o comunicazioni PEC massive rende più efficiente la gestione delle comunicazioni su larga scala.
• Conservazione a norma di legge: Il servizio garantisce la conservazione legale dei messaggi nel tempo, assicurandone il valore probatorio in caso di contenzioso.

Il PEC Manager: guardiano della sicurezza dei dati

Nelle aziende la gestione delle PEC non viene affidata quasi mai a una figura dedicata; accade quindi che i singoli si occupino di gestire i messaggi di propria competenza e di inoltrare a chi di dovere quelli che ricevono ma che sono destinati ad altre aree aziendali. Questo sistema di inoltro può comportare rischi notevoli, dal momento che una volta inviato il messaggio di competenza altrui, non si ha più nessuna traccia dell’esito della gestione del messaggio.

Alcune domande critiche emergono spontanee:

• Come garantire che i messaggi vengano effettivamente gestiti dai responsabili competenti?
• Quali sono i rischi quando una comunicazione ufficiale viene trascurata?
• Come gestire efficacemente le problematiche tecniche come caselle piene o cancellazioni accidentali?

Per rispondere a queste esigenze concrete e per ufficializzare la gestione delle PEC aziendali è nato un nuovo ruolo aziendale: il PEC Manager.

Il PEC Manager, prendendosi in carico la gestione completa di tutte le caselle PEC aziendali, si occupa di:

• Monitorare le comunicazioni, assicurandosi che ogni messaggio venga ricevuto, letto e archiviato correttamente.
• Gestire le autorizzazioni, definendo un sistema di permessi che regola l’accesso alle caselle PEC.
• Ridurre i rischi, implementando procedure e strumenti per evitare perdite di dati o violazioni della sicurezza. 

Per approfondire la figura del PEC Manager, leggi il nostro articolo qui.

 

Ottimizzare la gestione PEC con soluzioni integrate

Adottare una soluzione integrata come PecOrganizer consente al reparto HR di eliminare i rischi legati ad una gestione PEC disorganizzata.

I vantaggi principali includono:

• Automazione dei processi: Il software gestisce in autonomia l’archiviazione e la tracciabilità.
• Sicurezza avanzata: Grazie a sistemi di crittografia e backup avanzati.
• Ottimizzazione delle risorse: Il PEC Manager, supportato dal software, può concentrarsi su attività strategiche, riducendo gli errori manuali.