Ogni giorno i collaboratori e i dipendenti delle aziende gestiscono flussi PEC aziendali considerevoli: leggono, smistano, rispondono e archiviano i messaggi dedicando a queste operazioni una grande quantità di tempo. Perciò non è infrequente che si trovino di fronte alla necessità di fare un invio massivo di PEC: vale a dire l’invio multiplo di una stessa PEC a più destinatari.
Ma se per le normali e-mail è un’operazione alquanto banale – grazie alla copia conoscenza nascosta – per la PEC non è proprio la stessa cosa.
In questo articolo vediamo quali sono le principali difficoltà nella gestione dell’invio massivo di una PEC e come risolverle.
Fare un invio massivo senza un software gestionale PEC: le principali difficoltà
Perché inviare una stessa PEC a più destinatari non è facile come con un e-mail normale? Per capirlo dobbiamo ripartire da che cos’è una PEC.
A differenza delle normali mail ricordiamo che i messaggi di posta elettronica certificata hanno valore legale equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. In quanto tali, oltre a dover essere gestiti con massima attenzione e cura (pena conseguenze rilevanti per l’azienda), hanno proprio un funzionamento tecnico differente da una normale mail, appunto per garantire la certezza delle identità di mittente e destinatario, e dell’integrità del contenuto.
Queste differenze comportano delle difficoltà notevoli nell’invio massivo. Vediamo le principali.
La modalità di invio del messaggio
La prima difficoltà riguarda la modalità di invio del messaggio. Senza un apposito gestionale PEC il collaboratore potrà inviare il messaggio di posta elettronica certificata in due modi.
La prima opzione è di inviare lo stesso messaggio singolarmente a ciascun destinatario ripetendo la stessa operazione n volte quanti sono i destinatari, mentre la seconda opzione è di inviare il messaggio una sola volta inserendo nel campo destinatario gli indirizzi di tutte le persone coinvolte.
La prima opzione è senza dubbio corretta, ma richiede una grande quantità di tempo perché ogni messaggio deve essere inviato singolarmente e in caso di tanti destinatari l’operazione può richiedere parecchio tempo.
La seconda opzione, invece, è senza dubbio più immediata perché in questo caso il messaggio viene inviato contemporaneamente a tutti i destinatari e basterà quindi compiere l’azione una sola volta.
Questa opzione però non è corretta perché con la posta elettronica certificata non è possibile utilizzare il campo copia conoscenza nascosta (ccn), ma solo il campo copia conoscenza (cc).
In questo modo gli indirizzi dei destinatari rimarranno visibili a tutti: ogni persona che riceverà il messaggio infatti potrà leggere gli indirizzi mail delle altre persone che riceveranno lo stesso contenuto.
La riconciliazione dei messaggi di avvenuta consegna e accettazione
La seconda difficoltà riguarda la riconciliazione dei messaggi di avvenuta accettazione e avvenuta consegna.
Sappiamo che per ogni messaggio PEC inviato riceviamo nella posta in entrata due messaggi: quello di avvenuta accettazione, che conferma la presa in carico del messaggio da parte del sistema, e quello di avvenuta consegna, che conferma l’avvenuta consegna del messaggio nella casella PEC del destinatario.
Se inviamo uno stesso messaggio PEC a più destinatari, indipendentemente dalla modalità di invio, possiamo facilmente immaginare la confusione che si crea nel giro di poco tempo nella posta in arrivo proprio perché per ogni messaggio inviato ne riceveremo due nella posta in entrata.
A questo punto diventa difficile e noioso ritrovare e abbinare i messaggi di avvenuta consegna e accettazione al corrispettivo messaggio inviato.
L’invio dell’allegato
La terza difficoltà riguarda l’invio dell’allegato. Può capitare infatti che uno stesso messaggio PEC debba essere inviato a destinatari multipli e che al corpo del messaggio debba essere allegato un file.
L’invio dell’allegato può ulteriormente complicare e allungare l’iter di gestione perché si possono presentare due diversi scenari: nel primo scenario tutti i destinatari devono ricevere lo stesso allegato, nel secondo scenario tutti i destinatari devono ricevere lo stesso messaggio PEC con un allegato unico e personalizzato.
Nel caso in cui tutti i destinatari debbano ricevere lo stesso allegato la modalità di invio può essere selezionata tra le due descritte sopra: si potrà quindi scegliere di inviare lo stesso messaggio n volte quanti sono i destinatari ricordandosi prima di ogni invio di allegare il documento in questione oppure si potrà scegliere di utilizzare il campo copia conoscenza (cc) e inviare lo stesso messaggio a tutti i destinatari con una sola azione allegando il documento prima dell’invio. In questo caso tutti i destinatari riceveranno lo stesso messaggio con lo stesso allegato.
Nel caso in cui ogni destinatario debba ricevere un allegato unico e personalizzato la modalità di invio potrà essere solo una: sarà infatti necessario inviare lo stesso messaggio ripetendo l’azione n volte quanti sono i destinatari allegando prima dell’invio il documento specifico del destinatario in questione.
Questo iter di gestione non solo richiede tanto tempo perché ogni messaggio dovrà essere mandato tante volte, ma richiede anche molta attenzione perché sarà necessario inviare l’allegato corretto a ogni destinatario.
La saturazione della casella PEC
La quarta difficoltà che si riscontra spesso quando si deve fare un invio PEC multiplo riguarda la saturazione della casella PEC.
Come sappiamo una casella PEC satura non è operativa, cioè non è in grado né di ricevere né di inviare messaggi ed è sempre compito del titolare della casella, ossia l’azienda, liberare lo spazio e garantirne l’operatività.
In caso di invio massivo e soprattutto in caso di invio di uno stesso messaggio con l’allegato a più destinatari si rischia di saturare rapidamente la casella. Naturalmente in caso di saturazione dello spazio l’invio massivo non verrà completato.
Come fare un invio massivo di PEC in modo semplice
Abbiamo visto i quattro problemi che si riscontrano con più frequenza quando si deve procedere con l’invio multiplo delle PEC senza un software adeguato per la gestione dei flussi PEC aziendali.
In questo scenario il collaboratore dovrà dedicare a questa operazione molto tempo e soprattutto molta attenzione per evitare errori. Ed è chiaro che man mano che aumentano i destinatari l’operazione è sempre più insostenibile.
Con un software per la gestione dei flussi PEC come PecOrganizer è invece possibile condurre questa operazione in modo semplice. PecOrganizer non solo previene il verificarsi delle quattro difficoltà, ma permette di gestire l’intero iter in quattro semplici mosse e rende l’operazione di invio facile, intuitiva e veloce.
Scopriamo insieme quali sono i quattro passaggi necessari per inviare con PecOrganizer uno stesso messaggio di posta elettronica certificata a più destinatari:
Creare l’elenco destinatari
La prima operazione da compiere consiste nel creare l’elenco dei destinatari ai quali si vuole mandare il messaggio PEC: l’elenco deve contenere i nomi dei destinatari, gli indirizzi PEC corrispondenti ed eventuali informazioni aggiuntive necessarie per personalizzare il contenuto del messaggio.
Con la funzione campi dinamici è infatti possibile personalizzare diversi elementi del testo del messaggio (ad esempio si può personalizzare l’incipit del messaggio inserendo in modo automatico il nome del destinatario: “Buongiorno Mario”, “Buongiorno Luca” ecc.) purché le informazioni necessarie alla personalizzazione del testo siano inserite nel file iniziale.
Il file deve essere creato in formato CSV.
Accedere a PecOrganizer e creare il messaggio
Il secondo step consiste nell’effettuare l’accesso a PecOrganizer dove è necessario caricare il file creato nel passaggio precedente e accedere all’apposita funzione per l’invio massivo e l’invio di circolari.
A questo punto si procede con la creazione del messaggio, inserendo:
-
- l’indirizzo dal quale si vuole inviare il messaggio
- l’elenco dei destinatari creato e caricato in precedenza
- l’oggetto
- il testo del messaggio
- eventuali informazioni personalizzate con la funzione dei campi dinamici
Inserire l’allegato
Una volta terminata la creazione del messaggio è possibile inserire prima dell’invio un allegato.
Può capitare infatti che uno stesso messaggio debba essere inviato a destinatari multipli e che al corpo del messaggio debba anche essere allegato un file: in alcuni casi tutti i destinatari dovranno ricevere lo stesso allegato, in altri casi ciascuno riceverà un allegato unico e personalizzato.
Con PecOrganizer si possono gestire con estrema facilità entrambi gli scenari: in caso di allegato fisso tutti i destinatari riceveranno lo stesso messaggio con lo stesso allegato, in caso di allegato dinamico PecOrganizer permette di inviare un allegato unico e personalizzato a ciascun destinatario seguendo le logiche della stampa unione.
Inviare e monitorare
A questo punto il messaggio è pronto per essere inviato.
Una volta inviato il messaggio PEC, dall’apposito pannello di controllo “statistiche” è possibile monitorare l’invio dei messaggi.
Il pannello di controllo infatti indica:
-
- il numero totale delle mail
- il numero delle mail in attesa di conferma
- il numero delle mail da spedire
- il numero delle mail spedite
- il numero delle mail solo inviate
- il numero delle mail accettate
- il numero delle mail accettate e consegnate
- le mancate consegne
- gli errori
Ecco come è possibile effettuare un invio massivo delle PEC con PecOrganizer in pochi semplici passi.
