Abbiamo visto i quattro problemi che si riscontrano con più frequenza quando si deve procedere con l’invio multiplo delle PEC senza un software adeguato per la gestione dei flussi PEC aziendali.
Con PecOrganizer, il software ideale per la gestione delle PEC, la situazione cambia!
Infatti, PecOrganizer non solo previene il verificarsi delle quattro difficoltà, ma permette di gestire l’intero iter in quattro semplici mosse e rende l’operazione di invio semplice, intuitiva e veloce.
Scopriamo insieme quali sono i quattro passaggi necessari per inviare con PecOrganizer uno stesso messaggio di posta elettronica certificata a più destinatari.
1. Creare l’elenco destinatari
La prima operazione da compiere consiste nel creare l’elenco dei destinatari ai quali si vuole mandare il messaggio PEC: l’elenco deve contenere i nomi dei destinatari, gli indirizzi PEC corrispondenti ed eventuali informazioni aggiuntive necessarie per personalizzare il contenuto del messaggio.
Con la funzione campi dinamici è infatti possibile personalizzare diversi elementi del testo del messaggio (ad esempio si può personalizzare l’incipit del messaggio inserendo in modo automatico il nome del destinatario: “Buongiorno Mario”, “Buongiorno Luca” ecc.) purché le informazioni necessarie alla personalizzazione del testo siano inserite nel file iniziale.
Il file deve essere creato in formato CSV.
2. Accedere a PecOrganizer e creare il messaggio
Il secondo step consiste nell’effettuare l’accesso a PecOrganizer dove è necessario caricare il file creato nel passaggio precedente e accedere all’apposita funzione per l’invio massivo e l’invio di circolari.
A questo punto si procede con la creazione del messaggio, inserendo:
- l’indirizzo dal quale si vuole inviare il messaggio
- l’elenco dei destinatari creato e caricato in precedenza
- l’oggetto
- il testo del messaggio
- eventuali informazioni personalizzate con la funzione dei campi dinamici
3. Inserire l’allegato
Una volta terminata la creazione del messaggio è possibile inserire prima dell’invio un allegato.
Può capitare infatti che uno stesso messaggio debba essere inviato a destinatari multipli e che al corpo del messaggio debba anche essere allegato un file: in alcuni casi tutti i destinatari dovranno ricevere lo stesso allegato, in altri casi ciascuno riceverà un allegato unico e personalizzato.
Con PecOrganizer si possono gestire con estrema facilità entrambi gli scenari: in caso di allegato fisso tutti i destinatari riceveranno lo stesso messaggio con lo stesso allegato, in caso di allegato dinamico PecOrganizer permette di inviare un allegato unico e personalizzato a ciascun destinatario seguendo le logiche della stampa unione.
4. Inviare e monitorare
A questo punto il messaggio è pronto per essere inviato.
Una volta inviato il messaggio PEC, dall’apposito pannello di controllo “statistiche” è possibile monitorare l’invio dei messaggi.
Il pannello di controllo infatti indica:
- il numero totale delle mail
- il numero delle mail in attesa di conferma
- il numero delle mail da spedire
- il numero delle mail spedite
- il numero delle mail solo inviate
- il numero delle mail accettate
- il numero delle mail accettate e consegnate
- le mancate consegne
- gli errori
