Per gestire in modo efficiente i messaggi di posta elettronica certificata è fondamentale che la casella sia organizzata in modo chiaro e ordinato. Solo così, infatti, è possibile avere la certezza di non perdere mai di vista alcuna PEC importante e di ritrovare facilmente tutti i messaggi ricevuti e inviati, corredati delle relative ricevute di conferma e accettazione, anche a distanza di tempo.
Ma come fare per organizzare la casella PEC aziendale in modo realmente efficace, minimizzando i rischi e permettendo a tutti di visualizzare e prendere in carico i messaggi in modo rapido e agile? Vediamolo insieme.
Cartelle e sottocartelle: un aiuto per ordinare la casella… che nasconde qualche insidia
Molti di noi, nella gestione della casella di posta personale, organizzano i messaggi attraverso un sistema di cartelle e sottocartelle, che permettono di archiviare le mail in modo razionale e di ritrovarle rapidamente in caso di necessità.
Il sistema delle sottocartelle è senza dubbio molto utile per la gestione di una casella mail privata, ma pone alcuni problemi quando viene applicato a una casella PEC aziendale:
- Lo spostamento dei messaggi nelle sottocartelle deve essere effettuato manualmente. Questo provoca, nell’immediato, un certo dispendio di tempo, ma soprattutto comporta il rischio di inserire accidentalmente la mail PEC in una cartella diversa da quella desiderata, perdendola poi di vista e rendendo più complicato ritrovarla in seguito.
- Il sistema di cartelle e sottocartelle è senz’altro molto chiaro per l’utente che l’ha creato e organizzato, stabilendo come catalogare i suoi messaggi e rinominando le cartelle nel modo per lui più comprensibile, ma può essere molto difficile da interpretare per un’altra persona, che non avendo partecipato alla fase di organizzazione della casella potrebbe non capire in modo immediato dove trovare le informazioni che cerca o dove archiviare correttamente i messaggi nuovi. Dal momento che può capitare che una casella PEC aziendale debba essere utilizzata da un utente diverso da quello che l’ha organizzata (temporaneamente, in caso di assenza per ferie o malattia, o anche stabilmente, in caso di subentro a seguito di cambio di ruolo), è importante che il sistema di catalogazione dei messaggi venga gestito in modo uniforme e razionale, in modo da essere comprensibile a tutti i membri dell’organizzazione che dispongono delle credenziali per il controllo della casella PEC.
Tag condivisi e alberatura gerarchizzata per garantire l’efficienza in tutte le situazioni
Un software di gestione delle PEC efficiente permette di gestire tutte le caselle di una stessa organizzazione attraverso un unico sistema di tag condiviso. Questi tag non sono altro che “etichette” che permettono di catalogare i messaggi senza bisogno di spostarli fisicamente all’interno di cartelle e sottocartelle.
Il sistema dei tag può prevedere la presenza di un’alberatura, quindi di una serie di sotto-tag articolati in diversi livelli, che crea una gerarchia dei messaggi e rende l’intera gestione della casella più snella e funzionale.
I diversi messaggi di posta elettronica certificata vengono taggati dal sistema in modo automatico, per una prima suddivisione dei contenuti, e chi utilizza la casella può poi intervenire aggiungendo, togliendo o sostituendo le etichette, sempre però scegliendo all’interno delle possibilità previste dal sistema, in modo guidato e senza possibilità di improvvisare.
In questo modo, la gestione delle PEC risulta semplificata, dal momento che tutti gli interessati condividono le stesse categorie di archiviazione e si muovono all’interno di un sistema strutturato in maniera uniforme. Anche in caso di sostituzioni temporanee o cambi di ruolo, tutti coloro che utilizzano la casella potranno orientarsi facilmente nel pannello di gestione dei messaggi, ritrovare senza problemi le PEC archiviate e gestire in modo efficiente le mail PEC nuove, mantenendo la cartella ordinata e facilmente navigabile.
In più, grazie all’utilizzo di credenziali di accesso personali che permettono di ricostruire le attività svolte dai diversi soggetti, l’attribuzione o l’eliminazione di determinati tag rimane comunque tracciabile, permettendo di identificare chi è intervenuto sulla singola PEC e come e quando ha modificato le sue etichette.
Utilizzare un sistema di tag razionale e uniforme, predefinito e organizzato a monte, permette di mantenere ordinata la casella PEC, aiutando tutti a categorizzare in modo corretto e condiviso i singoli messaggi e quindi a gestire in modo efficiente le diverse PEC e a ritrovarle rapidamente, in caso di necessità, anche a distanza di tempo.
