La PEC è uno strumento digitale progettato per accertare il momento della spedizione e della ricezione di un messaggio elettronico. La data certazione avviene tramite la firma digitale automatica da parte dell’intermediario il quale riporta la data e l’ora certe di consegna del messaggio nella casella PEC del destinatario.
Molto spesso il mittente allega dei documenti alla PEC che funge così da mero canale di trasmissione.
Poiché l’obiettivo di chi trasmette un documento via PEC è avere la certezza che l’allegato inviato non sia contestabile né in relazione al momento della trasmissione né in termini di autenticità, diventa fondamentale assicurarsi che tutti i documenti, oltre ad essere trasmessi via PEC siano anche firmati digitalmente.
Perché la PEC non certifica i documenti allegati al messaggio?
Quando si richiede una casella PEC occorre trasmettere alla Certification Authority, ovvero alla società che eroga il servizio di casella PEC (ad esempio Aruba, Infocert e altri), due documenti: la visura camerale (in caso di aziende) e il documento di identità del titolare della casella (legale rappresentante o privato).
Rispetto alla firma digitale, progettata per certificare l’identità del sottoscrittore di un documento elettronico, nell’intestazione di una casella PEC manca un passaggio fondamentale per garantire l’identità del mittente: il riconoscimento de visu.
Nel caso della PEC gli attributi di validità legale del recapito sono apposti dal soggetto terzo che interscambia il messaggio. Questa attribuzione, essendo gestita da un soggetto diverso da quello che ha generato il documento e lo ha allegato al messaggio, non può quindi certificare l’identità del sottoscrittore.
L’identità del sottoscrittore può essere certificata solo con la firma elettronica.
Una PEC con uno o più allegati PDF ha valenza legale?
I PDF che non sono stati firmati digitalmente non hanno le caratteristiche di riconducibilità al sottoscrittore e pertanto anche se sono recapitati con la PEC, per i motivi descritti nel paragrafo precedente, non sono opponibili a terzi rispetto al quadro normativo vigente.
Per trasmettere documenti con garanzia di opponibilità a terzi è indispensabile utilizzare la PEC come canale di trasmissione e allegare documenti sottoscritti digitalmente.
Quali rischi si corrono se gli allegati di una PEC non sono firmati?
Non esiste l’obbligo di firmare gli allegati trasmessi via PEC e la trasmissione di una PEC con allegati non firmati non fa perdere l’efficacia del messaggio.
La data certazione della PEC è sempre valida ai fini degli effetti civilistici dei termini della comunicazione.
È possibile quindi valutare caso per caso e decidere se firmare o meno gli allegati in funzione della necessità che la comunicazione sia non contestabile in caso di contenzioso. Ad esempio, se si trasmettono via PEC documenti amministrativi, come promemoria di scadenza fatture, la firma dell’allegato non è strettamente necessaria. Al contrario se si trasmette via PEC un contratto, la firma sull’allegato diventa fondamentale per garantirne la validità.
I rischi che si corrono sono pertanto strettamente correlati alla natura dell’allegato. Per completezza di informazioni occorre ricordare che in sede di giudizio esiste sempre un margine interpretativo a discrezione dell’organo giudiziario.
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Come PecOrganizer aiuta le aziende a gestire la firma digitale degli allegati?
PecOrganizer integra numerose funzioni per la gestione, anche automatizzata, della firma digitale sia in lettura che in scrittura dei messaggi.
Con le funzioni standard è possibile:
- Aprire gli allegati firmati digitalmente con un solo clic direttamente dalla mail grazie al visualizzatore p7m integrato, anche quando i file firmati sono allegati in uno zip.
- Apporre manualmente firme digitali agli allegati di un messaggio utilizzando certificati di firma remota.
- Abbinare l’evento di firma a momenti autorizzativi e a determinati step di processo, sia nei workflow dei messaggi in uscita, sia nei workflow distributivi in ingresso.
Con le funzioni opzionali è possibile:
- Apporre automaticamente la firma digitale a flussi di documenti (generati da software gestionali o creati a partire da liste csv con il modulo delle circolari) utilizzando certificati di firma automatica.
- Richiamare la firma digitale automatica da applicazioni esterne attraverso i Web Services.
Cosa cambierà con l’arrivo della PEC europea?
Il PEC Manager, responsabile della gestione delle caselle PEC aziendali, sarà felice di sapere che, con il passaggio alla PEC europea (Registered Electronic Mail – REM), le regole sulla firma digitale rimarranno invariate. Questo cambiamento, regolato dal nuovo standard ETSI EN 319 532-4, non solo manterrà il valore legale delle comunicazioni, ma migliorerà anche la sicurezza e l’interoperabilità a livello comunitario. PecOrganizer è già allineato alle nuove normative e garantirà una transizione senza problemi, mantenendo la stessa efficacia operativa.
