Con le nuove normative, i flussi PEC e le fatture elettroniche devono essere correttamente gestiti al fine di salvaguardare il patrimonio delle informazioni aziendali. Scopriamo perché gli strumenti tradizionali e molti ERP sono inadeguati ed è sempre più necessario adottare un software dedicato alla gestione delle PEC.
Nuove normative e sistemi ERP
Da Venerdì 6 Giugno 2014 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per i tutti i fornitori di amministrazioni centrali; inoltre con il DL del 24/01/2012 è stato introdotto per il settore agroalimentare l’obbligo di certificare tutti i contratti e le fatture emesse in forma scritta ed anche tramite raccomandata o PEC.
La direzione intrapresa è chiara: fatturazione elettronica e certificazione degli invii tramite PEC.
Questo introduce nuovi scenari nei sistemi ERP e nei software gestionali:
- diventa obbligatorio iniziare a gestire caselle PEC e fatture elettroniche
- bisogna controllare il flusso in entrata e in uscita di documenti e messaggi
- si devono creare nuove policy di accesso e controllo
- cresce la necessità di integrare nel workflow la gestione delle PEC
Diventa prioritario adeguare il proprio ERP alle nuove esigenze o sfruttare nuove soluzioni create ad hoc.
PecOrganizer è la soluzione software per la gestione delle PEC pensata per le aziende:
- si integra con qualsiasi ERP
- consente di integrare i messaggi PEC nel workflow aziendale
- centralizza e amministra tutte le caselle PEC utilizzate
- consente la corretta archiviazione dei messaggi PEC
Certificare l’invio delle fatture
La PEC diventa lo strumento che certifica i documenti emessi. Questo ruolo porta però anche problemi di gestione:
- necessità di archiviare i messaggi in sicurezza
- integrazione nel workflow aziendale e nei sistemi ERP già presenti
- gestione di più utenti e più accessi
- aumento numero messaggi e necessità di comunicazioni massive
É chiaro come gli strumenti tradizionali e le webmail non siano in grado di gestire correttamente le caselle PEC.
In questo contesto normativo e nell’ottica di rendere più efficiente e sicuro l’utilizzo delle PEC, Euroged ha ideato e progettato PecOrganizer: il software gestionale per gestire, condividere e archiviare più caselle PEC tra più utenti in un ambiente sicuro e controllato.
Con PecOrganizer è possibile:
- tutelare il patrimonio PEC con l’archiviazione e la conservazione sostitutiva a norma
- integrare la gestione dei messaggi PEC con i sistemi ERP già presenti
- gestire più utenti e più accessi in contemporanea con politiche utenti/gruppi
- velocizzare gli invii multipli, le circolari e la gestione degli allegati dinamici
PecOrganizer consente alle aziende e alla pubblica amministrazione di tutelare il loro patrimonio PEC.
