In Germania, il valore legale alle comunicazioni digitali è garantito dai sistemi DE-Mail (rivolto a privati ed imprese) e beBPo (riservato alla Pubblica Amministrazione e in particolare al sistema giudiziario): cosa cambia tra i due? Quali differenze ci sono con la PEC italiana? E con la PEC europea?
La PEC Europea: come funziona in Germania?
Partiamo dalle basi: in Germania non esiste una Posta Elettronica Certificata in tutto e per tutto identica a quella in Italia.
Esiste tuttavia un sistema equivalente, chiamato DE-Mail (https://www.bsi.bund.de/EN/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Digitale-Verwaltung/De-Mail/de-mail_node.html).
Introdotta dal governo tedesco, la DE-Mail è caratterizzata da quattro circostanze:
- possibilità di inviare documenti digitali con valore legale in modo sicuro,
- crittografia;
- verifica dell’identità del mittente;
- verifica dell’identità del destinatario.
Tuttavia, rispetto alla PEC italiana, la DE-Mail ha una prima caratteristica formale in meno: non è obbligatoria per aziende e professionisti.
Viene difatti utilizzata solo ed esclusivamente su base volontaria, di solito per dare forza e stabilità alle comunicazioni con gli enti pubblici o ai messaggi inviati per scopi legali.
Dunque, le sue due caratteristiche che la inquadrano nella macro-categoria PEC europea sono:
Identificazione sicura: tutti gli utenti sono obbligati a verificare la propria identità, assicurando che nessun mittente possa falsificare i propri dati. (https://www.bsi.bund.de/EN/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Digitale-Verwaltung/De-Mail/Vorteile-und-Funktionen/vorteile-und-funktionen.html)
- Trasmissione crittografata: tutte le comunicazioni sono crittografate, assicurando che solo i destinatari previsti possano accedere ai messaggi.(https://www.bsi.bund.de/EN/Themen/Oeffentliche-Verwaltung/eIDAS-Verordnung/Zustellung-elektronischer-Einschreiben/zustellung-elektronischer-einschreiben_node.html)
Ma tutto questo è sufficiente per considerarla “una PEC europea”?
La DE-Mail rispetta gli standard della PEC europea?
Sebbene la DE-Mail condivida molte caratteristiche con la PEC europea, non può essere considerata una REM (Registered Electronic Mail) conforme agli standard eIDAS (https://www.agid.gov.it/it/notizie/eidas-20-e-i-servizi-di-recapito-certificato-qualificato).
Il regolamento eIDAS definisce la REM come un sistema di posta certificata riconosciuto e interoperabile a livello europeo, cosa che la DE-Mail non è ancora in grado di garantire.
Ecco, dunque, un secondo aspetto: la DE-Mail ha quindi validità legale solo all’interno della Germania. E questa caratteristica è fondamentale, perché non la rende adatta ad essere utilizzata come REM nelle comunicazioni transfrontaliere.
Dalla PEC alla REM : cosa cambia?
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Le aziende tedesche sono obbligate ad avere la DE-Mail?
A differenza della PEC in Italia – che è obbligatoria per tutte le aziende e i professionisti iscritti a ordini professionali – in Germania le aziende non sono obbligate ad avere un account DE-Mail.
L’utilizzo della DE-Mail è facoltativo e non esiste una legge che impone l’utilizzo della DE-Mail, nemmeno per le comunicazioni con enti governativi o per scopi legali. Le aziende che scelgono di non utilizzare la DE-Mail possono tranquillamente continuare a utilizzare altri metodi di comunicazione elettronica o tradizionale.
Si tratta di una libera scelta aziendale: le aziende possono scegliere di adottarla se decidono di gestire le proprie comunicazioni digitali in modo più sicuro e con valore legale.
È questo il motivo per cui, nonostante l’assenza di obblighi legali, molte aziende scelgono comunque di adottare la DE-Mail: principalmente, per ragioni di sicurezza e verificabilità – soprattutto riguardo a comunicazioni sensibili con le amministrazioni pubbliche e transazioni legali interne, tematiche per le quali è opportuno raggiungere i livelli di garanzia che le email tradizionali non possono assicurare.
Non solo: al di fuori del contesto aziendale, la DE-Mail può essere utilizzata anche da cittadini privati. Registrarsi a un account DE-Mail in effetti è semplice: è necessario soltanto verificare la propria identità presso uno dei fornitori certificati dal governo, come 1&1, GMX o Telekom.
Dopo la verifica, i privati potranno inviare e ricevere documenti con valore legale tramite DE-Mail, e renderla così uno strumento utile per gestire comunicazioni ufficiali, richieste legali, comunicazioni con la PA, senza i costi e i tempi di invio della posta tradizionale.
Insomma: se si parla di sostanza (le comunicazioni sicure), la DE-Mail rappresenta una valida alternativa alla PEC per la Germania; se invece si parla di requisiti formali, non la si può considerare una PEC europea a tutti gli effetti, perché non rispetta appieno i requisiti di interoperabilità stabiliti dal regolamento eIDAS.
Per i dettagli tecnici e normativi relativi alla DE-Mail, la materia è trattata in maniera esaustiva sul sito ufficiale del Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): https://www.bsi.bund.de (c’è anche la versione in inglese).
Il sistema beBPo per le comunicazioni amministrative
Oltre alla DE-Mail, in Germania esiste poi un sistema chiamato beBPo (Besonderes elektronisches Behördenpostfach), utilizzato per le comunicazioni sicure tra le autorità pubbliche e il sistema giudiziario.
Questa soluzione è estremamente tecnica, settoriale e procedurale: garantisce la trasmissione sicura e verificabile di documenti legali, ma è limitata all’uso amministrativo e giuridico, e dunque non è disponibile per i cittadini privati o per le persone giuridiche (aziende).
Il beBPo serve per lo scambio sicuro e monitorato di documenti tra tribunali e pubbliche amministrazioni, assicurando un’infrastruttura digitale affidabile. Per gli amanti del genere, è tutto descritto nella pagina ufficiale del Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (https://www.bamf.de/DE/Themen/Digitalisierung/beBPo/beBPo-node.html).
La PEC Europea: un passo verso l’interoperabilità
Con l’introduzione della PEC europea, le comunicazioni digitali compiono un grande passo avanti verso l’interoperabilità transfrontaliera – il vero tema di questa innovazione normativa.
La PEC italiana si sta già trasformando (https://www.pecorganizer.it/news/pec-europea-rem-cosa-cambia/) in una REM (Registered Electronic Mail) conforme agli standard eIDAS, situazione che permetterà la trasmissione di documenti certificati in tutti i Paesi dell’Unione Europea.
Anche in altri Paesi europei – come ad esempio la Polonia (https://www.pecorganizer.it/news/pec-europea-allestero-la-situazione-in-polonia/) – la PEC sta diventando uno strumento strutturato.
Sebbene il sistema polacco sia ancora in fase di sviluppo, ci sono significativi passi avanti nell’adozione di una PEC conforme agli standard europei.
Questa evoluzione sarà particolarmente utile per aziende e professionisti che operano a livello internazionale, garantendo che le comunicazioni certificate siano riconosciute e legalmente vincolanti in tutta l’UE.
