Il regolamento UE n° 910/2014 – eIDAS ha tracciato una direzione comune per la digitalizzazione delle comunicazioni legali in tutta Europa. Pur non essendoci ancora una scadenza obbligatoria per l’adozione della PEC europea, molti Paesi stanno sviluppando soluzioni tecnologiche nazionali specifiche per raggiungere l’obiettivo. Ad esempio la Polonia, dove dal 1° gennaio 2025 sarà obbligatorio il sistema e-Doręczeń.
Come già accade in Italia con la PEC, il sistema e-Doręczeń consente comunicazioni sicure aventi valore legale. L’obiettivo della Polonia è quello di integrare la propria piattaforma con le altre piattaforme digitali europei, nell’ottica di promuovere una comunicazione più fluida e standardizzata, che superi le differenze tra singoli Paesi.
Vediamo insieme quali sono le linee guida del sistema di posta elettronica certificata polacco, importanti anche per le aziende italiane che hanno una sede operativa in questo Paese e che comunicano frequentemente con Varsavia.
e-Doręczeń: la PEC polacca
Il termine e-Doręczeń (o e-Delivery in inglese) significa Consegna Elettronica ed è la sigla del Sistema elettronico nazionale di recapito polacco, l’equivalente della PEC italiana.
Sotto l’egida del Ministero della digitalizzazione polacco, il gruppo di lavoro sull’e-Delivery ha nel tempo configurato gli attributi e le funzionalità del sistema.
Recentemente aggiornato per integrarsi con gli standard europei, il sistema di e-Doręczeń polacco rappresenta un passo significativo verso una maggiore digitalizzazione e trasparenza nelle comunicazioni ufficiali. Questo sistema consente di inviare e ricevere documenti elettronici con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno (esattamente come la nostra PEC italiana) e garantisce l’identificazione del mittente e del destinatario del messaggio.
Le caselle PEC polacche sono acquistabili presso provider come avviene in Italia e hanno prezzi variabili in funzione delle dimensioni della casella, degli utenti e del numero di messaggi che è possibile spedire manualmente o in automatico. Le aziende di grandi dimensioni possono aderire a dei piani di abbonamento che offrono istruzioni API di integrazione con i sistemi gestionali aziendali.
La normativa, le specifiche tecniche, il calendario e le linee guida per l’integrazione di sistemi gestionali, come il nostro PecOrganizer, sono consultabili sul sito del governo polacco.
PEC europea in Polonia: obbligatoria dal 1° gennaio 2025
Dunque, la e-Doręczeń è l’equivalente elettronico di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Grazie a questo servizio, enti pubblici, cittadini e imprese possono beneficiare di consegne elettroniche comode e sicure. Inoltre, come in Italia, la e-Doręczeń possiede valore legale e giuridico.
L’obbligo di inviare e ricevere lettere tramite e-Doręczeń si applicherà alla maggior parte delle imprese e degli enti pubblici a partire dal 1° gennaio 2025, sostituendo la corrispondenza effettuata dalla Piattaforma Elettronica dei Servizi della Pubblica Amministrazione (ePUAP).
Il sistema e-Doręczeń è stato integrato con altre piattaforme digitali europee, offrendo così un’interoperabilità migliorata. Le imprese polacche possono ora comunicare con enti pubblici in altri stati membri dell’Unione Europea utilizzando lo stesso sistema di PEC, promuovendo una comunicazione più fluida e standardizzata a livello continentale.
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PEC in Polonia: obblighi e tempistiche per le imprese
Vediamo più nel dettaglio il percorso di adozione obbligatoria del Sistema elettronico nazionale di recapito in Polonia.
Dal 1 gennaio 2025, tutte le imprese polacche registrate nei registri nazionali CEIDG (Registro delle Imprese, equivalente della nostra Camera di commercio) e KRS (Registro Nazionale Giudiziario) dovranno disporre obbligatoriamente di una casella di consegna elettronica per le comunicazioni ufficiali con le autorità pubbliche. Oltre alle imprese individuali e alle società, dovranno disporre della e-Doręczeń anche gli enti non pubblici iscritti all’albo del Tribunale nazionale e professionisti fiduciari pubblici. Le caselle dovranno essere registrate attraverso un portale nazionale dedicato, che garantirà comunicazioni sicure e certificate, riducendo i rischi di frodi e malintesi.
Le aziende registrate dal 1° gennaio 2025 dovranno predisporre le caselle di consegna elettronica al momento della registrazione. Le aziende registrate entro il 31 dicembre 2024 avranno tempo fino al 1° ottobre 2026 per adeguarsi, mentre quelle registrate prima del 1° gennaio 2025 dovranno implementare l’e-Doręczeń entro il 1° aprile 2025. Consulta il calendario per l’introduzione dell’obbligo del Sistema elettronico nazionale di recapito per maggiori informazioni.
Entro ottobre 2029 tutti gli enti pubblici, gli enti locali, nonché i tribunali, gli ufficiali giudiziari e le procure dovranno effettuare la corrispondenza ufficiale tramite e-Doręczeń.
Vantaggi della posta elettronica certificata
Per le imprese, la e-Doręczeń offre numerosi vantaggi.
La sicurezza è potenziata grazie alla crittografia e alla tracciabilità delle comunicazioni, riducendo il rischio di errori e frodi. La digitalizzazione dei documenti accelera le pratiche burocratiche e riduce il bisogno di gestione cartacea, risparmiando tempo e risorse. Inoltre, l’utilizzo di e-Doręczeń garantisce conformità alle normative sulla PEC europea, evitando sanzioni e ritardi.
Il sistema e-Doręczeń in Polonia offre diverse garanzie chiave per le comunicazioni aziendali, affini a quelle che offre la PEC in Italia :
- Identificazione chiara: ogni casella e-Doręczeń è associata a un’identità unica e assicura che tutte le comunicazioni avvengano tra soggetti autentici.
- Segretezza: i messaggi sono protetti da crittografia, garantendo che solo il destinatario autorizzato possa accedere al contenuto.
- Integrità dei dati: e-Doręczeń previene la falsificazione dei dati, mantenendo l’integrità dei messaggi inviati e ricevuti.
- Evidenza legale: e-Doręczeń fornisce ricevute elettroniche che attestano la spedizione e la ricezione, utili in caso di dispute legali.
- Informazioni tempestive: accesso a dettagli precisi sulla data e ora di invio e ricezione dei messaggi, per una gestione chiara delle comunicazioni.
- Indirizzo per consegna: e-Doręczeń facilita la determinazione rapida dell’indirizzo elettronico del destinatario, ottimizzando la consegna dei documenti.
Verso la REM, il sistema di PEC europeo
Anche se non è ancora stata comunicata una data ufficiale di scadenza entro la quale sarà obbligatorio per le imprese adottare la PEC europea, stiamo vedendo come i vari Paesi europei stiano iniziando ad adeguare i propri sistemi.
Senza dubbio, l’adozione della PEC europea, un sistema di recapito elettronico qualificato, rappresenta un’opportunità per rendere il sistema di comunicazioni ufficiali tra imprese ed Enti Pubblici trasparente ed ecologico.
Il canale di comunicazione REM, noto come PEC europea, offre numerosi vantaggi alle imprese in tutti gli ambiti in cui può essere utile disporre di un’evidenza legale che certifica l’avvenuto recapito della comunicazione. Grazie alla tracciabilità delle comunicazioni, si riducono i rischi di errori, dispersione di informazioni e frodi.
La portata della posta elettronica certificata qualificata è in continua espansione, ecco perché è sempre più importante per le aziende dotarsi di un software progettato per garantire il costante monitoraggio e la corretta gestione delle comunicazioni e delle informazioni ufficiali aziendali.
Il nostro gestionale PecOrganizer è predisposto ed allineato con gli standard della nuova REM, per consentire alle imprese italiane di comunicare in modo sicuro con gli altri Paesi Europei. Guarda il nostro webinar per scoprire nel dettaglio cosa cambia nel passaggio da PEC a REM.
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