È notizia di cronaca dell’estate 2024: quasi 50.000 automobilisti non ricevono le PEC di notifica relative alle multe prese, e di conseguenza, non pagano quanto dovuto alla pubblica amministrazione, provocando una perdita nell’ordine di alcuni milioni di euro. Vediamo insieme quanto accaduto in un Comune italiano e come è possibile tutelarsi da questo genere di rischi, grazie a una gestione più efficiente delle caselle PEC.
PEC non gestite e perdite economiche
Negli ultimi mesi, un episodio significativo ha scosso una pubblica amministrazione italiana: 48.397 automobilisti non hanno ricevuto notifiche di violazioni a causa di problemi tecnici, provocando una perdita di alcuni milioni di euro. Questo caso evidenzia un problema serio: quando la gestione delle PEC viene sottovalutata, le conseguenze economiche possono essere importanti. Una gestione efficiente e sicura delle notifiche di valore legale è cruciale. Dotarsi di un software gestionale per la PEC non è solo una scelta strategica, ma una necessità per evitare errori che possono costare caro.
Il problema, come è facile immaginare, non riguarda solo le multe, ma anche altre ordinanze emesse dai Comuni, come ad esempio avvisi relativi a lavori di messa in sicurezza sulle abitazioni, spesso con carattere di urgenza, oppure ritardi nel pagamento di tasse locali. Pare che – nell’aprile del 2024 – fossero 35.000 le PEC in attesa di essere aperte, accumulatesi negli uffici di Palazzo Marino.
Infatti, negli ultimi anni nelle pubbliche amministrazioni si è verificato un notevole incremento nell’uso della PEC per notificare avvisi di diverso genere ai cittadini, ma purtroppo non sempre questa “digitalizzazione” ha coinciso con un aggiornamento delle procedure di gestione della PEC all’interno degli enti.
Così, il gioco è presto fatto: chi riceve una multa o sanzione vecchia di due anni, può facilmente impugnare la carta del ritardo nella notifica della comunicazione, e non pagare.
In questo articolo non vogliamo – e non possiamo – entrare nel merito dei sistemi di gestione PEC in uso nei singoli Comuni, ma portare l’attenzione sul fatto che casi di cronaca come questi evidenziano i rischi concreti derivanti da una gestione problematica delle comunicazioni PEC, specialmente di quelle aventi carattere di urgenza.
Vediamo dunque quali sono i rischi di una gestione inefficiente della PEC, specialmente per un’azienda o una pubblica amministrazione, e come sia necessario adottare un software ad hoc e possibilmente introdurre una figura professionale, il PEC Manager, che supervisioni la gestione della posta certificata.
Rischi di una gestione PEC inefficiente
Il caso dell’Ente evidenzia chiaramente i rischi associati a una gestione inefficiente delle caselle PEC:
- Perdite economiche: come dimostrato, l’inefficienza nella gestione delle notifiche PEC può portare a significative perdite economiche. In un contesto economico dove ogni euro conta, queste perdite possono avere ripercussioni gravi sui bilanci.
- Ritardi e inesigibilità: il ritardo nella ricezione delle notifiche può portare alla scadenza dei termini legali per la loro esigibilità. Nel caso dell’ente, i verbali non formalizzati in tempo sono diventati inesigibili.
- Problemi legali: una gestione inefficiente della PEC può esporre il titolare della casella a contenziosi legali e sanzioni.
- Sicurezza e conformità: la sicurezza dei dati e la conformità alle normative sono aspetti cruciali nella gestione della PEC (leggi l’articolo : Privacy Manager e PEC Manager: i guardiani del castello). Un software gestionale dedicato garantisce livelli avanzati di sicurezza, assicurando che tutte le operazioni siano conformi alle leggi vigenti e proteggendo i dati sensibili da accessi non autorizzati.
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L’importanza di adottare un sistema gestionale PEC affidabile
Per evitare questi rischi, è cruciale che le aziende e gli enti pubblici si dotino di un sistema gestionale PEC affidabile e avanzato, con funzioni di notifica e reporting.
Automazione e precisione
Un software gestionale PEC automatizza l’invio e la ricezione delle notifiche, riducendo al minimo gli errori umani. Inoltre, offre funzioni di monitoraggio e alert sia per i flussi in uscita che in entrata, garantendo una gestione precisa e tempestiva.
Gestione delle prestazioni della casella
L’aumento improvviso del carico di lavoro può mettere in crisi un sistema non adeguatamente presidiato. Come ogni asset IT, è fondamentale un corretto censimento e monitoraggio continuo della casella PEC. Un software gestionale avanzato può aiutare ad amministrare grandi volumi di notifiche, scalando le risorse secondo le necessità e prevenendo colli di bottiglia.
Monitoraggio e reportistica
Un sistema gestionale efficiente permette di monitorare in tempo reale sia lo stato delle notifiche che il recapito dei messaggi PEC, generando report dettagliati per identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi. Questo livello di controllo e trasparenza è essenziale per prevenire disservizi.
Il PEC Manager: una nuova figura in aziende ed enti pubblici
Un software gestionale PEC avanzato è fondamentale per una corretta amministrazione delle comunicazioni legali. Tuttavia, per ottimizzare ulteriormente la gestione delle PEC e aumentare la sicurezza dei dati, alcune aziende stanno adottando una nuova figura tecnica: il PEC Manager .
Il PEC Manager è solitamente selezionato nell’ambito informatico e diventa responsabile della corretta gestione delle caselle PEC aziendali, assicurandosi che tutte le comunicazioni siano gestite adeguatamente, semplificando il lavoro degli uffici e proteggendo l’ente dalle conseguenze di una gestione inefficace.
Grazie alla nomina del PEC Manager e all’utilizzo di un software gestionale avanzato, i rischi associati alla mancata gestione delle comunicazioni legali possono essere notevolmente ridotti, se non completamente eliminati.
Gestire la PEC per evitare perdite economiche
La gestione delle comunicazioni dal valore legale non può essere sottovalutata. Nominare un PEC Manager ed investire in un software gestionale PEC avanzato significa garantire efficienza, precisione e sicurezza, evitando perdite economiche significative e contenziosi legali. Comprendere l’importanza di un sistema gestionale efficiente è fondamentale per migliorare l’operatività quotidiana e proteggere gli interessi economici e legali di un ente pubblico o di un’azienda.
Non aspettare che si verifichino problemi per agire. PecOrganizer, il nostro software gestionale PEC, è progettato per rispondere a queste esigenze, offrendo automazione, monitoraggio in tempo reale, sicurezza avanzata e conformità alle normative.
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