PecOrganizer è lo strumento ideale per leggere, inviare, smistare e archiviare le PEC, garantendo che la gestione di tutti i messaggi di posta elettronica certificata venga portata a termine nel modo più sicuro ed efficiente possibile e minimizzando l’investimento di tempo da parte degli utilizzatori.
La sua configurazione, pensata per rendere PecOrganizer semplice e intuitivo da utilizzare, aiuta a non perdere di vista nessun messaggio importante e a gestire la casella PEC in modo razionale.
Ecco alcune delle caratteristiche di PecOrganizer che rendono questo software di gestione delle PEC particolarmente efficace per combattere la confusione della tua casella di posta elettronica certificata.
PecOrganizer riconcilia ogni PEC inviata con le sue ricevute di consegna e accettazione
Ogni PEC, una volta che viene recapitata al suo destinatario, genera due messaggi di risposta che contengono le ricevute di avvenuta consegna e accettazione. Queste ricevute costituiscono la prova dell’effettivo invio del messaggio e devono essere conservate dall’emittente, ma la loro gestione non è sempre semplice, dal momento che questi messaggi vengono normalmente visualizzati nella posta in arrivo, insieme alle altre PEC in entrata, e non sono in alcun modo collegati al messaggio originariamente spedito.
PecOrganizer risolve il problema della conciliazione delle ricevute spostando tutti i messaggi di questo tipo in uno spazio separato, che rimane comunque sempre accessibile dall’utente attraverso il pannello di gestione delle mail PEC. In questo modo le ricevute non creano confusione nella casella e possono essere facilmente ritrovate in caso di necessità.
PecOrganizer smista le PEC assegnandole alla persona che dovrà prenderle in carico
PecOrganizer consente di smistare le PEC in modo razionale, attribuendole al componente dell’organizzazione che dovrà farsene carico ed evitando in questo modo che sorgano incomprensioni o errori dovuti a scarsa chiarezza in merito alla corretta attribuzione dell’incarico.
Lo smistamento delle PEC può essere effettuato in modo automatico, tramite un sistema di regole che permettono a PecOrganizer di assegnare i messaggi a un determinato utente, o anche manualmente da uno smistatore, che viene però aiutato nel suo lavoro dalla presenza del software. Questo sistema di smistamento permette di evitare errori e dimenticanze e aiuta i singoli componenti dell’organizzazione a gestire la propria attività, dal momento che ognuno di loro è informato in modo chiaro, in ogni momento, dei messaggi di cui è chiamato a farsi carico.
PecOrganizer fa sì che la presa in carico delle singole PEC sia sempre consapevole
Una volta che una determinata PEC viene assegnata a un componente dell’organizzazione, quest’ultimo deve segnalare l’avvenuta presa in carico del messaggio o, al contrario, indicare che quella specifica PEC non è di sua competenza, invitando lo smistatore a inviarla ai colleghi in grado di gestirla. Se, dopo aver visualizzato la PEC, l’utente non compie nessuna delle due azioni, il messaggio rimane evidenziato come “da leggere”, e in questo modo non corre il rischio di essere dimenticato o archiviato senza che nessuno se ne sia fatto carico in modo consapevole.
PecOrganizer prevede un sistema di alert e notifiche che aiutano a non perdere di vista nessun messaggio
PecOrganizer è pensato per essere uno strumento agile e facile da utilizzare, capace di segnalare agli utenti i compiti di cui devono farsi carico. Per evitare che alcuni messaggi PEC vengano trascurati, dimenticati o lasciati da parte troppo a lungo è stato previsto un sistema di notifiche e alert che aiutano gli utenti a non perdere di vista nessun messaggio importante e a richiedere aiuto e supporto in caso di necessità.
Grazie a PecOrganizer è facile visualizzare, con un solo colpo d’occhio, lo stato di ogni PEC
Per agevolare l’attività degli utenti, PecOrganizer utilizza un sistema di flag che consente di verificare rapidamente lo stato dei diversi messaggi, senza bisogno di compiere azioni aggiuntive. Per fare un esempio, l’avvenuta riconciliazione tra una PEC inviata e le sue ricevute di consegna e accettazione è segnalata dalla comparsa automatica di un simbolo verde che indica che l’invio è andato a buon fine. In questo modo l’utente non ha bisogno di aprire manualmente il messaggio di ricevuta per verificare che tutto sia in ordine, né di scaricarlo per poter conservare la prova dell’avvenuta consegna: con una sola occhiata può essere certo che la sua PEC è stata consegnata, e che le relative ricevute sono correttamente archiviate.
PecOrganizer rende trasparente la gestione di ogni singola PEC
Grazie a PecOrganizer la gestione delle PEC è sempre razionale e trasparente: è possibile ricostruire in ogni momento la catena di gestione di ogni singolo messaggio, andando a verificare quali operazioni sono state svolte dagli utenti, quali PEC sono state inviate ai vari collaboratori, quali tag sono stati utilizzati per la loro catalogazione e così via. In questo modo l’intera gestione delle PEC viene portata a termine in modo uniforme, sicuro e coerente, tutelando l’organizzazione nel suo complesso e garantendo un risparmio in termini economici e un miglioramento dell’operatività aziendale.
Pensi che PecOrganizer possa essere lo strumento di gestione delle PEC adatto a te e alla tua organizzazione? Contattaci e facci sapere quali sono le tue esigenze: saremo felici di rispondere a qualsiasi domanda e di mostrarti in che modo possiamo aiutarti nella gestione delle tue PEC!
